Valgkomiteen – den viktigste komiteen i organisasjonen

Valgkomiteen har en av organisasjonens viktigste oppgaver fordi dere skal finne de personene som potensielt utgjør det neste styret. For organisasjonens beste er det nødvendig at dere i valgkomiteen er i stand til å gjøre en god jobb. Denne artikkelen vil hjelpe dere på veien. UngOrg tilbyr også veiledning og skolering av valgkomiteer. Ta kontakt hvis det skulle være av interesse!

Hva er hensikten med en valgkomité?

Valgkomiteens formål er å forberede, og komme med forslag til personer som kan velges på årsmøtet. Det bør være kandidater dere mener vil være bra for organisasjonen det neste arbeidsåret. Ofte vil valgkomiteen også ha ansvar for å komme med forslag til honorering hvis organisasjonen har dette. Dere skal gjøre deres arbeid uavhengig av hvordan dagens styre er sammensatt og jobber. Styret har ikke rett til innsikt i valgkomiteens arbeid eller deres forslag til nytt styre før årsmøtepapirene er sendt ut. Husk at det er årsmøte som har valgt dere til å gjøre en jobb, og det er årsmøte dere svarer til. Det kan likevel være lurt å få til en god tone og dialog med eksisterende styremedlemmer. 

Alle komiteer må ha en leder

Selv om alle i valgkomiteen har ansvar for at jobben blir gjort på best mulig måte, er det likevel viktig at et team har en leder. Lederrollen er sentral for at komiteens arbeid blir gjennomført på  riktig tidspunkt og på en god måte. 

Særskilte oppgaver for leder av valgkomiteen:

  • Innkalle til møter
  • Sørge for at møtene blir dokumentert
  • Være kontaktperson for valgkomiteen
  • Leder må sørge for «god personalpolitikk» ved å gi tilbakemeldinger når kandidater ikke blir valgt
  • Gi beskjed til dem som ikke blir innstilt til gjenvalg, samt være en god sparringspartner for styret ved behov

Forslag til prosess

1. Evaluer fjoråret og kartlegg rammene

Dere bør starte arbeidet ved å evaluere og oppsummere erfaringer fra foregående års valgkomitearbeid. Det kan være lurt å invitere forrige valgkomite til første møte for å høre om deres erfaring. Husk likevel at dere er en ny komite, som skal gjøre opp deres egne meninger. En av de store utfordringene valgkomitéer møter på er at de ikke begynner arbeidet sitt tidlig nok. Dette steget bør dere allerede ha gjort kort tid etter årsmøtet er avsluttet slik at forrige valgkomité har arbeidet sitt ferskt i minne.

Sørg for at alle får en felles forståelse for hva arbeidet i valgkomitéen innebærer og hvordan dere ønsker å gå frem for å gjennomføre arbeidet på en god måte. Les gjennom vedtekter og eventuelle instrukser for å finne ut hva dere skal gjøre og om det er noen føringer for hvordan dere må gjøre deres arbeid, som f.eks. hvem i styret som er på valg. Dere bør også ha en forventningsavklaring for å planlegge hvem som har ansvaret for å føre dialogen med det sittende styret, styreleder og eventuelt daglig leder slik at disse er trygge på prosessen og arbeidet komiteen utfører. 

2. Kartlegg, kartlegg og kartlegg

Dere bør starte med å kartlegge hvilke muligheter og utfordringer som organisasjonen står ovenfor. For at dere skal kunne finne gode kandidater er det viktig å ha kjennskap til hva styret skal gjøre og hvilke utfordringer de vil møte i den kommende perioden. Her kan det være lurt å involvere spesielt styreleder og eventuelt daglig leder. Er det noen endringer som har skjedd eller som trolig vil skje, som dere i valgkomiteen bør ta hensyn til? 

Kartleggingsarbeidet bør også inneholde en kartlegging av den kompetansen som er i styret i dag. Hva er det vi har, og hva er det vi trenger? Dere bør minimum være til stede på et styremøte i løpet av perioden for å orientere om deres arbeid og evaluere arbeidet til styret. Bruk styrets egne evalueringer til å kartlegge hvilke kompetanse som styret har i dag. Dette vil gi en god pekepinn på hva slags kunnskap dere må kompensere for i deres innstilling til årsmøte. Dere bør ha strukturerte samtaler med samtlige styremedlemmer for å få innblikk i styrets arbeid. 

Etter kartleggingsprosessen er ferdig må dere konkludere hvilke endringer i styret som er nødvendige, og hvilke typer personer komiteen leter etter.

3. Finn kandidater

I denne fasen av arbeidet skal dere finne mulige styremedlemmer basert på de kravspesifikasjonene som dere konkluderte med i kartleggingsprosessen. Jo bedre konklusjoner dere har fra den prosessen, jo lettere vil det være å finne egnede kandidater. I praksis vil det bety å føre en liste over aktuelle kandidater og relevant informasjon, i tillegg til at komiteen løpende skriver hvor i prosessen man er med de ulike kandidatene. 

For å finne mulige kandidater kan man bruke samtalene med eksisterende styremedlemmer, medlemslister og eget nettverk. Likevel kan søk i begrensede nettverk øke risikoen for at organisasjonen ikke får inn den nødvendige kompetansen i styret. Det kan være lurt å ha flere valgmuligheter, og ha flere kandidater til hvert styreverv. Å komponere et styre vil være litt som å legge puslespill der bitene må passe sammen for å få på plass et godt, helhetlig bilde.

Litt lengre ned i denne artikkelen kan du få mer informasjon om hvordan man på best mulig måte kan vurdere kandidatene. 

4. Sett sammen en komplett innstilling

For å sikre et godt demokratisk valg, er det viktig at dere sørger for at deres innstilling er med når sakspapirene til årsmøte blir sendt ut til medlemmene. Fristen for dette bør dere har gjort i første fase, men det kan være fint å oppdatere seg på denne datoen når årsmøtet begynner å nærme seg. 

Det vil ikke alltid være mulig å finne kandidater som oppfyller alle kompetanse- og erfaringskrav på samme tid. Da må dere avveie hva som er viktigst og vurdere om kunnskapen kan bringes inn i styret på andre måter eller på et senere tidspunkt. Det er viktig at dere tenker på helheten i innstillingen. Hvordan er kjønnsbalansen? Er det god aldersspredning i styret? Har de ulikt nettverk? Er deler av innstillingen gode venner i fra før av? 

Jo grundigere og mer planlagt dere har gjennomført arbeidet gjennom året, jo enklere vil det bli å utarbeide en god sammensetning med personer som har den nødvendig kompetansen dere mener organisasjonen trenger. 

Det er viktig at man i hele prosessen gir tilbakemeldinger når kandidater (ikke) er med i innstillingen, og når resultatet fra valget på årsmøtet er klart. Dårlig kommunikasjon til kandidater kan gjøre at jobben til neste års valgkomite blir vanskeligere, og kan gå ut over omdømmet til organisasjonen.

5. Presenter på årsmøtet

Etter at dere har sendt ut innstillingen til årsmøtet, må dere også være til stede på årsmøte for å si noe om valgkomiteens arbeid og presentere innstillingen. Det er ofte noe som valgkomiteens leder gjør, men det er ikke noe problem at noen andre gjør dette. 

Presentasjonen bør inneholde:

  • Redegjørelse av valgkomiteens arbeid, hvordan dette er fordelt, hvor mange møter man har hatt, og hvem som har vært med i valgkomiteen.
  • En oversikt over innstillingen med kandidater på hvert verv; navn, beskrivende tekst av kandidaten (kan be kandidater skrive dette selv), medlemsorganisasjon og alder.

Og eventuelt (avhengig av deres mandat): 

  • En oversikt over innstilling med kandidater til ny valgkomite og hvem man foreslår som ny leder av valgkomiteen. Denne oversikten bør også inneholde navn, beskrivende tekst av kandidaten, medlemsorganisasjon og alder.
  • Innstilling på revisor, og begrunnelse for forslag til vedtak.
  • Innstilling på godtgjørelse for tillitsvalgte i organisasjonen, og begrunnelse for forslag til vedtak.

Det anbefales at dere i valgkomiteen sørge for at kandidatene får mulighet til å være med på årsmøtet. Da vil de også få med seg årsmøtet sitt synspunkt i de aktuelle sakene som behandles. Dette vil gi kandidatene et bedre grunnlag for det neste arbeidsåret.Hvis kandidatene dere innstiller ikke er til stede, er det naturlig at det er valgkomiteen som presenterer og forteller litt om kandidaten før valget. 

Dersom det kommer benkeforslag er det også naturlig at valgkomiteen forteller om hvorfor dere har innstilt på kandidaten deres. Da er det viktig at dere holder fokus på deres kandidat sine positive egenskaper istedenfor å sammenligne med benkeforslaget. 

Husk at komiteen i hele prosessen bør ha god dialog kandidatene, også de som ikke lenger er aktuelle for innstillingen, slik at de vet om de blir innstilt eller ikke. Når årsmøtet har gjennomført valg må kandidatene så fort som mulig få beskjed fra valgkomiteen om resultatet. 

6. Avslutt arbeidet

Etter at valget er gjennomført er det viktig at dere i valgkomiteen sørger for å få avsluttet deres arbeid på en god måte. Dette innebærer å gi beskjed til kandidater om resultatet av valget, og sende kontaktinformasjon til aktuelle personer. Det er også lurt at komiteen evaluerer deres eget arbeid, og at dette leveres til nyvalgt valgkomite (enten på et eget møte eller skriftlig). 

Vurderinger av kandidater

Avtal et personlig møte med aktuelle kandidater. Personlig kontakt er viktig, og øker statusen for vervet og organisasjonen. Rekrutteringsprosessen er en del av omdømmebyggingen til organisasjonen. Personlige møter vil også potensielt gi kandidater mer innsikt i vervets ansvar og arbeidsoppgaver. 

Dere i valgkomiteen må sørge for at kandidater har tid og mulighet til å gjennomføre de arbeidsoppgavene som styrevervet innebærer. Dere bør både synliggjøre de positive sidene ved vervet, men også forpliktelsene.

Under møte med kandidater må komitéen vise engasjement og være motiverende. Det er også viktig å gi en så nøyaktig beskrivelse av styrearbeidet som mulig, og sørge for å redegjøre for de godene man får av et tillitsverv i organisasjonen. Det er alltid fint å forklare til aktuelle kandidater hvorfor man ønsker å vurdere dem inn til styret i organisasjonen; kompetanse, engasjement osv. 

Etter å ha møtt kandidater bør man sjekke referanser. Det kan være å spørre noen kandidaten har jobbet med tidligere, eller noen de har sittet i styret med tidligere. Hør hvordan samarbeidet har vært, arbeidsmengde og hvordan kandidaten har klart å gjennomføre forpliktelser. 

Det er også deres ansvar som valgkomité å sørge for at kandidaten selv tar en vurdering om dette er noe man ønsker å stille seg til rådighet til. Man må vurdere tiden som kreves, ansvaret som ligger i vervet, og sette seg inn i nødvendige arbeidsoppgaver og styringsdokument. 

Etter å ha snakket med aktuelle kandidater må man igjen se på helheten, og foreslå en sammensetning som valgkomiteen mener er best for å klare jobbe med de utfordringene organisasjonen står ovenfor. Her kan det være lurt å repetere det kompetansebehovet som ble identifisert tidligere i prosessen og se om man klarer å innstille på et styre som tar hensyn til dette.

Et godt styre kjennetegnes ved at det har den ivaretar medlemmenes interesse og formål, tar beslutninger, fører tilsyn og kontroll over driften organisasjonen. 

Valgkomiteen skal både vurdere kandidater nominert av medlemmene og selv oppsøke aktuelle personer. Eksempel på måter man kan identifisere potensielle kandidater er:

  • Kontakt med medlemmer
  • Se gjennom medlemslister
  • Deltakere på arrangement og kurs
  • Se etter engasjerte personer i organisasjonslivet
  • Bruk eget, og styrets, nettverk
  • Sosiale medier