Årsmøte

Årsmøtet er det viktigste møtet i organisasjonen, og det er viktig å planlegge det godt. På de neste sidene går vi gjennom planlegging, hva som må vedtas, hvilke roller som må velges, hvordan voteringer gjennomføres og annet å tenke på.

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Forberedelser i forkant av årsmøtet

  • Les deg opp på vedtektene og sett en dato som er i tråd med dem. 
  • Lag en tidsplan i tråd med kravene i vedtektene. 
  • Sørg for å booke lokale og bestill mat. 
  • Send ut kunngjøring av årsmøtet: Her kan du bruke vår mal for kunngjøring.
  • Finn en ordstyrer til møtet.
  • Lag en plan for å få alle sakene klare til årsmøtet, og sjekk at styret har møtedatoer som passer med fristene. 
  • Send ut sakspapirene til møtet i tråd med fristen.
  • Sjekk at alle påmeldte til årsmøtet har betalt kontingenten og oppfyller krav til å ha stemmerett på møtet.

Fem tips til gode årsmøter:

Sjekk ut tidlig at det er ledige lokaler, når sakspapirene skal sendes ut og sett dato. Lag deg en oversikt over tidsfristene.

De beste sakspapirene har tydelige forslag til vedtak og grundig bakgrunnsinformasjon. På den måten blir diskusjonene og vedtakene bedre.

Det er vanlig å bruke en møteleder som ikke har stemmerett på møtet. Dette kan være en fra en annen del av organisasjonen, eller f. eks. oss i UngOrg. Sørg for at møtelederen kjenner vedtektene, møtereglene og sakene godt på forhånd.

Årsmøtet er ofte ganske formelt. Da er det viktig at man gjør det hyggelig og trygt for alle. Tenk særlig på de som er nye. Gi gode forklaringer, gjør det enkelt å ta ordet og ha forberedelsesmøter i forkant.

Årsmøtet er slutten på en periode for mange. Sørg for at alle som har gjort en jobb for organisasjonen blir takket av på en god måte.

Hva må vedtas på årsmøtet?

Det er vanlig at vedtektene sier noe om hva et årsmøte må behandle. Årsmøtet bør alltid diskutere:

  • Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden
    Les mer om forretningsorden på våre sider
  • Velge ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere
    Det er vanlig å velge to personer til å signere den ferdige protokollen etter møtet. Et tellekorps er 3-5 personer som kan brukes til å telle stemmer i salen hvis det blir så jevnt at ordstyrerbordet trenger hjelp. De kan også brukes til å telle skriftlige stemmer ved personvalg. 
  • Årsberetning
    Hva har skjedd i organisasjonen siden forrige årsmøte? En årsberetning har ingen formell mal, men det er vanlig å fortelle om styrets arbeid, aktiviteter i organisasjonen, medlemstall og annet arbeid fra året. 
  • Behandle regnskap
    Hvordan har det gått med budsjettet årsmøtet vedtok i fjor? Husk at man ikke formelt “vedtar” regnskap siden pengene allerede er brukt, men at forslag til vedtak er at regnskapet godkjennes. På våre sider kan du lese mer om regnskap.
  • Innkomne forslag
    Dette kan være forslag som medlemmene eller styret har sendt inn.
  • Vedta budsjett for det neste året
    På våre sider kan du lese mer om budsjett. 
  • Bestemme kontingenten
  • Gjennomføre valg av
      • Leder
      • Nestleder
      • Styremedlemmer
      • Revisor