Utlån av møterom i koronasituasjonen

UngOrg jobber for at den unge frivilligheten i så stor grad som mulig skal kunne drive med sine aktiviteter. Derfor starter vi også gradvis opp igjen med utlånsordningen av møtelokaler hos oss. For å kunne ivareta smittevernet og ivareta liv og helse, har vi utarbeidet nye retningslinjer som gjelder for utlån i perioden.

Fra og med 18. mai vil det være mulig å låne orgrommet på UngInfo-senteret i Møllergata 3D for alle medlemsorganisasjoner i UngOrg. Det vil for tiden ikke være mulig å låne andre møterom enn dette.

All booking av møterom skjer over epost. For å booke møterommet sendes det en mail til organisasjon@ungorg.no med følgende info:

• Dato for booking
• Start- og sluttid for møtet
• Hvilken organisasjon som ønsker å booke
• Kontaktperson fra organisasjonen
• Antall deltagere på møtet
• Hvem som er smittevernansvarlig når møtet gjennomføres

Før lån av lokalet må en ansvarlig person som skal delta på møtet, komme innom tidligere for å få en gjennomgang av alarmsystemet, låserutiner, brannreglement og smittevernsregler. Vi avtaler direkte tid for denne gjennomgangen når det er sendt inn bookingforespørsel på e-post. Ingen kan låne møterom uten at dette er gjennomgått, og selv om man har gjort dette før krisen må dette gjøres på nytt nå. 

Det er viktig at dere tar kontakt og stiller spørsmål dersom noe skulle være uklart.

• Ingen deltagere som skal bruke møterommet hvis de kjenner seg syke, har symptomer på luftveisinfeksjoner eller skal være i karantene eller isolasjon. 
• Det må alltid sikres 1 meter avstand mellom alle møtedeltakere til enhver tid.
• Det settes en grense på maks 6 deltagere for utlån av møterommet. 
• Det er ikke mulig å benytte andre rom enn orgrommet og det nærmeste toalettet ved utlån. Rett toalett er markert med synlig teip på gulvet i gangen ved toalettene.

Nye smittevernsrutiner for lån av møterom

Ved ankomst:

• Alle som skal bruke møterommet skal kun bruke inngangen fra Møllergata som går direkte inn i møterommet. Det er ikke tillatt å bruke inngangen gjennom senteret til dette. 
• Alle deltagere skal bruke håndsprit i det de ankommer møterommet.

Gjennomføring av møtet

• Det må alltid sikres én meter avstand mellom alle møtedeltakere. Det er ikke mulig å endre på møteromsoppsettet på en annen måte enn det som er avtalt. 
• Det vil ikke være mulig å benytte seg av kjøkkenet, og det vil heller ikke være mulig å låne kaffe, te eller andre drikkevarer. Dersom utlåner har tenkt til å spise mat må dette medbringes selv og det er viktig at dette gjennomføres på en helsemessig forsvarlig måte. 

PS! Husk at det er gode, tekniske løsninger i møterommet. Dersom deltakere er i karantene eller kjenner seg syke, kan det alltid være en mulighet å legge opp til at de kan delta digitalt. 

Før man forlater møterommet: 

• Alle overflater må vaskes grundig over før man forlater møterommet. Dette innebærer også toalettrommet, møtebord, dørhåndtak og andre steder der det kan ha vært berøring. Det vil ligge vaskeutstyr klart i møterommet til bruk for dette, og vi vil ha en gjennomgang av dette i forkant med den som er ansvarlig. 
• Alle møteromsdeltakere må bruke håndsprit når de forlater lokalet. 
• Alt søppel som kastes i løpet av møtet må tas med før man forlater lokalet. Sjekk at møterommet er fritt for gjenstander og at alle søppelkasser tømmes på veien ut. 
• Ansvarlig leietaker sørger for at alle bruker utgangen i orgrommet når møtet er ferdig. 

Av hensyn til både ansatte og brukere vil vi ha nulltoleranse for brudd på smittevernsregler. Dersom dette skjer vil organisasjonen kunne nektes fremtidig utlån av møtelokaler.