Medlemsmøter og arrangementer

I en organisasjon er det mange møter og arrangementer som skal planlegges godt. Hvordan gjøre det best mulig? I dette kapittelet går vi gjennom alle typer møter og arrangementer. I tillegg viser vi deg hvordan innkallinger og de andre formelle dokumentene burde være.

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

5 bud for god planlegging

Det spiller ingen rolle om dere skal arrangere et styremøte eller en spillkveld for medlemmer, en speidertur eller årsmøte for hele organisasjonen. Jo bedre dere dere planlegger, jo bedre går møtet og arrangementet. Her er fem tips som er viktig å ha med seg – uansett hva slags arrangement det er snakk om.

  1. Vær tidlig ute
    Selv om ikke alle oppgaver haster like mye, er det alltid lurt å starte planleggingen tidligere enn du tror.
  2. Ha tydelig ansvarsfordeling
    Velg en ansvarlig for arrangementet uansett størrelse. Er det store arrangementer bør dere ha flere ansvarspersoner.
  3. Kjenn budsjettet for aktiviteten
    Vit hvor mye dere har i budsjett for det dere skal organisere. Er det et stort arrangement, som en helgesamling, kan det være lurt å lage et eget arrangementsbudsjett og -regnskap.
  4. Ha en plan for mobilisering av folk
    Tenk på hvem arrangementet skal være for, og hvordan dere får deltakere til å komme på arrangementet. Dette er den viktigste jobben i all arrangering
  5. Gjør det gøy
    Selv om et årsmøte eller styremøte har mange formelle punkter, er det viktig å gjøre det spennende for de som deltar. Legg inn en lunsjpause, en spennende innledning eller ha en workshop. Ha nok mat og drikke til alle som deltar.