Valgkomitéarbeid

Valgkomiteen har en av organisasjonens viktigste oppgaver fordi dere skal finne de personene som potensielt utgjør det neste styret. For at styret skal ha et godt utgangspunkt for sitt arbeid, er det viktig at dere i valgkomiteen tar ansvaret på alvor og er i stand til å gjøre en god jobb. Denne artikkelen vil hjelpe deg å ha god fremdrift frem mot årsmøtet.

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Hva er hensikten med en valgkomité?

Ditt ansvar som valgkomité er å forberede og komme med forslag til aktuelle personer som kan velges inn i styret på årsmøtet. Det bør være kandidater dere mener vil være bra for organisasjonen det neste arbeidsåret. Ofte vil du også ha ansvar for å komme med forslag til honorar hvis organisasjonen har dette. Du skal i løpet av arbeidsåret vurdere hvordan dagens styre er sammensatt og jobber, finne den perfekte kombinasjonen av mennesker, og komme med et konkret forslag til årsmøte som har valgt deg. 

For å gjøre dette arbeidet er det viktig at dere jobber strukturert og har en god plan for arbeidet.

Likestilling er valgkomitéens ansvar

Det er deres ansvar å sørge for likestilling og god representasjon i innstillingen til styret.

  • Hva er balansen mellom kjønn?
  • Er det god aldersspredning i styret?
  • Reflekterer styret mangfoldet i medlemsmassen?

Dere bør kontrollere at innstillingen eventuelle krav om likestilling i vedtektene.

Steg i valgkomitèens arbeid

Start året med å evaluere fjorårets. Inviter gjerne den forrige valgkomitéen til et møte eller sett deg inn i hva de har gjort og hvordan de jobbet. Du bør sjekke om årsmøtet hadde noen kommentarer til valgkomiteens arbeid under årsmøtet. Eventuelle merknader her vil være særlig relevante å ta med seg inn i den nye komiteen.

Alle valgkomiteer bør ha en leder. Dette kan være valg på årsmøtet, men hvis ikke bør dere definere dette på forhånd. En leder har ofte særskilte oppgaver som å innkalle til møte, være kontaktperson og sørge for god dokumentasjon av arbeidet.

På det første møtet bør dere også ha en forventningsavklaring om hvordan dere ønsker å jobbe og hva slags målsettinger dere skal ha for arbeidet. I samme runde er det lurt å sette seg inn i eventuelle føringer som påvirker deres arbeid, for eksempel krav til representasjon og frist for sakspapirer til årsmøtet.

Etter at dere har gjort dere kjent med rammene for arbeidet, bør kartleggingsarbeidet starte. Kartlegg hvilke muligheter og utfordringer som organisasjonen står ovenfor. For å finne gode kandidater som kan gjøre en god jobb for deres organisasjon må dere vite hva slags arbeid de vil måtte gjøre i den kommende perioden. Bruk gjerne nåværende og tidligere styremedlemmer for å kartlegge dette.

Dere bør i samme periode kartlegge hva slags kompetanse og engasjement styret har i dag. Dette kan gjøres med å være til stede på styremøter, få tilsendt styreevalueringer eller be styret lage en egen liste over erfaringer (styre-CV).

Ut i fra kartleggingen av nødvendig kompetanse og personlig egnethet, skal du nå prøve å finne mulige styremedlemmer som passer denne beskrivelsen. Start dette arbeidet i god tid. Det å søke etter kandidater er en stor del av jobben for de fleste valgkomitéene.

Det finnes flere måter å finne kandidater på. Bruk ditt og andres nettverk. Du kan også sjekke medlemslister og se hvem som er aktive på arrangement som organisasjonen har. Sørg for at det er enkelt å kontakte dere. Det kan for eksempel være lurt å ha en digital forslagskasse (de bør kunne foreslå seg selv eller andre). Noen ganger kan det også være aktuelt å lete etter styremedlemmer som ikke er aktiv eller medlem hos dere i dag.

Etter at dere har samlet alle aktuelle kandidater i en liste, er neste steg å finne ut om de kan passe godt som styremedlem i deres organisasjon.

Avtal et møte med de dere tenker kan passe. Personlig kontakt er viktig, og øker statusen for vervet og organisasjonen. Bruk mye tid til å forklare om styrets ansvar og arbeid, samt hvor mye tid og engasjement som forventes. Deretter la kandidaten fortelle mer om seg selv og eventuell motivasjon for å sitte i styret.

I noen tilfeller er det valgkomiteen som må skape motivasjonen for at noen skal si ja. Det er viktig at dere ikke overtaler noen til å si ja bare fordi dere vil det. Det er ditt ansvar å sørge for at kandidatene selv vurderer om styrevervet er noe de ønsker å bruke tid og krefter på. Hvis ikke gjør dere organisasjonen potensielt en bjørnetjeneste. Du bør vær engasjert og ærlig om hvorfor dere tror kandidaten kan trives og gjøre det bra i styret, men likevel fortelle nok om ansvaret og det arbeidet som styrevervet krever.

Dere skal ikke bare finne gode kandidater, men dere skal finne den gruppen av kandidater som passer best sammen for de utfordringene og mulighetene organisasjonen deres har.

Et godt lag har bra holdning, utfyller hverandre og samarbeider godt. Et styre skal både hjelpe og utfordre hverandre. Det er viktig at dere tenker på helheten når dere setter sammen forslag til kandidater, og at styret representerer mangfoldet i organisasjonen deres.

I denne fasen er det viktig å ta vare på de kandidatene som ikke lenger er med videre i prosessen deres.

Når dere har satt sammen den gruppen av mennesker som dere tror utgjør det beste styret for organisasjonen, må dere lage en innstilling som skal sendes ut til årsmøtet. Det er viktig at denne innstillingen er sendt ut på forhånd. Fristen for dette er ofte definert i vedtektene. Før innstillingen blir offentlig er det viktig at alle kandidater vet om de blir innstilt eller ikke.

Innstillingen bør inneholde en kort redegjørelse for hvordan valgkomiteen har jobbet og en beskrivelse av kandidatene dere foreslår. Du kan gjerne spør kandidatene om de selv ønsker å skrive en beskrivelse av seg selv til årsmøtet.

Du bør være til stede på årsmøtet for å presentere innstillingen og fortelle om valgkomiteens arbeid. Det er en fordel hvis dere sørger for at kandidatene som dere innstiller også har muligheten til å være på årsmøtet. Da kan kandidatene presentere seg selv, i tillegg til å høre hva årsmøtet diskuterer og bestemmer seg for i andre saker.

Dersom det kommer andre forslag til styret, er det naturlig at du forteller om hvorfor dere har innstilt på kandidaten deres. I slike situasjoner er det viktig at dere kun har fokus på deres kandidat.

Etter årsmøtet er avsluttet bør du sørge for å gi beskjed til kandidatene om de ble valgt eller ikke. Det kan være lurt å sende kontaktinformasjonen til kandidatene som ble valgt til styreleder eller andre aktuelle personer, slik de kommer i kontakt med dem for å sette i gang styrearbeidet.

Dere i valgkomiteen bør også ha en evaluering fra arbeidsåret og lage en liste som oppsummerer kandidater som kan være aktuelle til neste år. Det vil gi den nyvalgte valgkomitéen et godt utgangspunkt for året som kommer.

Aktuelle måter å finne kandidater på:

  • Bruke eget og andres nettverk
  • Snakke med medlemmer
  • Tidligere valgkomitéer
  • Medlemslister
  • Deltakere på arrangement og kurs
  • Sosiale medier
  • Medlemsbrev
  • Nettside
  • Forslagskasse