Møteinnkalling

Det bør sendes formell innkalling til alle møter der det skal tas avgjørelser, som styremøter og årsmøter. Ofte er fristen for å sende ut innkalling skrevet i vedtektene eller styreinstruksen. Det er viktig at innkallingen er ryddig, oversiktlig og gir nok informasjon til alle som skal delta på møtet. 

En innkalling må inneholde:

  • Hva det kalles inn til
  • Dato og klokkeslett
  • Sted for møte 
  • Saksliste 
  • Sakspapirer til sakene som skal diskuteres

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Dette må være med i innkallingen

  • Godkjenning av innkalling og dagsorden
    Det er vanlig å starte møtet med å godkjenne innkalling og dagsorden. Det er fordi alle skal være enige om at møtet er riktig innkalt. Ofte er det frist for når man kan melde opp saker til møtet.
  • Godkjenning av referat fra forrige møte
    For styremøter er det vanlig at man behandler referatet fra sist møte. Her kan medlemmene ta opp hvis det finnes feil som må endres på i referatet.
  • Alle sakene som skal behandles
    Det er viktig at alle saker har nok informasjon til de som skal behandle dem. Skriv heller litt mer i et sakspapir enn for lite. Hvis dere skal gjøre vedtak i saken bør det ligge klart et forslag til vedtaket. 
  • Dato for neste møte
    På styremøtene er det ofte greit å avtale tidspunktet for neste styremøte. Man kan også lage en oversikt over de møtene det neste halvåret eller for hele perioden.
  • Eventuelt
    Alle sakslister pleier å ha et punkt som heter eventuelt. Her er det mulig å ta opp en sak hvis det er noe som haster eller som dukket opp etter fristen for å sende inn en sak.

OBS! Det er vanlig at man ikke gjør vedtak i en eventueltsak. Saken kan kun være til orientering eller diskusjon. Hvis man vil ta opp en sak og gjøre vedtak i den, bør dette foreslås på sakskartet når dere skal godkjenne dagsorden på starten av møtet.

Kunngjøring eller innkalling?
Kunngjøring er vanlig til store møter som årsmøter, der man sier ifra om at møtet skal skje 1-2 måneder i forkant. Den inneholder bare informasjon om tid og sted. I tillegg skrives det gjerne noe om frist for å foreslå saker. Nærmere møtet sendes det ut en innkalling med fullstendig saksliste, sakspapirer og plan for møtet.