Økonomi

God økonomistyring avgjør hvor mange aktiviteter og arrangementer man kan arrangere. Dessuten må man ha orden i økonomien for å søke om penger, drifte organisasjonen og utvikle seg. 

I dette kapittelet går vi gjennom økonomistyring, budsjett, regnskap, revisjon, hvor du kan søke om penger og gode økonomirutiner i organisasjonen.

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Økonomirutiner

Gode økonomirutiner er den viktigste forebyggingen for at det ikke skal gå galt med økonomien til organisasjonen. Det finnes ingen fasit på hvordan disse må se ut, men jo mer orden og oversikt dere har, jo lettere blir økonomiarbeidet i organisasjonen.

Her er noen prinsipper for hva UngOrg mener er god økonomistyring:

Selv om man har en økonomiansvarlig eller -ansatt, er hele styret ansvarlige for organisasjonens økonomi. En god måte å følge opp ansvaret sitt på, er å stille spørsmål til informasjon du får. Du kan f.eks. be om mer info til neste styremøte eller stille spørsmål om tall som skiller seg ut. 

Det bør være åpenhet om økonomien i organisasjonen. Ingen skal sitte med informasjon eller ansvar alene, og man bør alltid være flere om dette.

Styret bør gå gjennom den økonomiske situasjonen fire ganger i året. Da er det vanlig at man legger frem et skyggeregnskap som viser hvordan regnskapet ser ut så langt i året, og sammenligner det med budsjettet.

Vi anbefaler å lage et utleggsskjema for alle som legger ut for noe i organisasjonen. Et sånt skjema bør inneholde fullt navn, dato for utlegget, kontaktinformasjon på den som har lagt ut, info om hva man har lagt ut for, totalsum, kontoinformasjon for tilbakebetaling og et felt for signatur. I tillegg må man legge ved kvittering eller faktura for det man har lagt ut for. 

For ekstra kontroll kan utleggskjemaet signeres av én annen person som ikke har gjort utlegget (f.eks. leder eller en annen tillitsvalgt), før det betales ut.

Ha gode rutiner for hvem som betaler fakturaer og utlegg, og når dette gjøres. Et tips er å legge inn dobbel godkjenning i banken. Det betyr at én person betaler alle utleggene, og så går en annen personer over og godkjenner betalingene etterpå.

Å være minst to som har tilgang på bankkontoene er viktig sånn at man aldri er avhengig av én person. Aldri godkjenn en utbetaling du ikke har kvittering på. 

Styret er forpliktet til å ta vare på all dokumentasjon i minst fem år. Dette gjelder fakturaer, utlegg, kontrakter og kontoutskrifter. Dette er spesielt viktig hvis dere søker om støtte og kan bli spurt om dokumentasjon på hva dere har brukt penger på.

Unngå å lagre dette hjemme hos noen, men ha det heller f. eks. på et kontor som flere i organisasjonen har tilgang til.

Når man har gode rutiner bør man kunne svare på disse spørsmålene. 

  • Hvem i organisasjonen har ansvaret for å lage budsjettet, og hvordan lages det?
  • Hvem i organisasjonen vedtar budsjett og regnskap?
  • Hvem i organisasjonen har oversikt over bilag, regninger eller utlegg som blir gjort i organisasjonen? 
  • Hvor oppbevares bilag, regninger og utlegg?
  • Hvem i organisasjonen har tilgang på bankkonto, og hvem har lov til å gjøre en betaling fra kontoen?
  • Hva er reglene for å godkjenne en betaling, og hvem kan godkjenne den?
  • Hvem kan gjøre et utlegg for organisasjonen, hvor store kan de være og hvordan registrerer man det?
  • Hvem i organisasjonen fører regnskap og holder oversikt over at man ikke overstiger budsjettet?
  • Hvor ofte får styret en gjennomgang av økonomien i organisasjonen?
  • Hvem sier man ifra til hvis man mistenker at noen misligholder økonomien, begår underslag eller bryter rutinene?

Tips: Lag et økonomireglement
På den måten har alle i organisasjonen felles regler for økonomi. Reglene bør ha svar på alle spørsmålene på denne siden, og være tilgjengelig for alle medlemmene i organisasjonen.

Husk å si noe om hva som skjer hvis reglene brytes, og hvem som vedtar eventuelle endringer. Vi i UngOrg kan hjelpe med å lage et regelverk hvis dere trenger.