Varslingsrutiner
Alle som engasjerer seg i frivilligheten skal være trygge. For å få til dette må organisasjonene ha gode rutiner for å håndtere brudd på etiske retningslinjer.
I denne saken kan du lære om:
- Hvorfor man trenger varslingsrutiner og hva de kan innebære.
- Hva er en varslingssak?
- Hva gjør jeg hvis jeg mottar et varsel?
- Hvilke tiltak vi kan gjennomføre i vår organisasjon.
- Hvor jeg kan lese mer om temaet.
LNUs digitale veileder Trygg! gir deg en grundig oversikt over alt som har med trygge organisasjoner å gjøre. Der finner du informasjon om både hvordan man varsler, rutiner for varsling, hvordan bygge en god organisasjonskultur og for alle som skal holde kurs og opplæring.
Hva skal vi med varslingsrutiner?
Å ha varslingsrutiner i organisasjonen sin handler om å sørge for at det alltid er rom for å melde ifra om opplevelser med seksuell trakassering, overskridelser eller overgrep.
Alle organisasjoner trenger gode rutiner for dette, også om du er et fylkesledd i en nasjonal organisasjon.
Gode rutiner er viktige både for den enkelte som ønsker å varsle, men også for den tillitsvalgte som skal håndtere varselet som kommer. Ofte er det tillitsvalgte på lavt nivå i organisasjonen som tar i mot varsler, og derfor er det viktig at du er trygg på varslingsrutinene i din egen organisasjon og i ditt eget fylkesledd.
Hva er en varslingssak?
Et varsel er å si ifra om en ubehagelig, skremmende opplevelse om noe som ikke er greit eller handlinger som er ulovlige. Man sier ifra enten gjennom et skriftlig varsel eller muntlig til en i organisasjonen som er ansvarlig.
Man kan varsle både på vegne av seg selv og på vegne av andre.
Eksempel på saker som bør varsles om:
- Seksuell trakassering, uønsket seksuell oppmerksomhet og overgrep.
- Diskriminering og rasisme.
- Lovbrudd.
- Brudd på etiske retningslinjer.
- Økonomisk underslag.
Hva gjør jeg hvis jeg mottar et varsel?
1. Vær bevisst på hva et varsel er
Når vi tenker på varsling tenker vi kanskje mest naturlig på et skriftlig varsel. Men husk at et varsel også kan komme på en melding, over telefon eller være nevnt i en uformell prat mellom deg og andre i din organisasjon. Da er det viktig at du skriver ned informasjonen du har fått og sørger for å skriftliggjøre varselet som blir gitt til deg.
2. Finn ut hvem som skal håndtere varselet
I hovedsak bør situasjoner i en del av en organisasjon, feks. i et fylkesledd, håndteres i den delen det skjer. Da er det naturlig at det er leder for den delen som håndterer et varsel.
Likevel må man se på alvorlighetsgraden i varselet. Er det feks. snakk om mulige lovbrudd, er vår anbefaling å inkludere generalsekretær eller øverste leder i organisasjonen.
Er du usikker på når et varsel blir alvorlig nok?
Da bør du ta kontakt med øverste leder/generalsekretær og diskutere situasjonen sammen.
Er du øverste leder i din organisasjon, og usikker på hvordan du bør håndtere varselet?
Husk at vi i UngOrg kan brukes som rådgiver i en sånn situasjon.
3. Få varselet skriftliggjort
Dersom du har mottatt varselet muntlig eller over telefon, er det viktig at du får skrevet ned det som blir fortalt. Det er naturlig at den som varsler får lese gjennom det du har skrevet og gir sin godkjenning til det som er skrevet ned. Et møte med den som varsler må kunne skje i trygge omgivelser, og det er viktig at det skjer konfidensielt.
4. Vurder varselets innhold og om det bør politianmeldes
Toggle Content goes here
5. Avhold individuelle møter med de som er berørt
Sørg for at alle som er berørt av varselet får mulighet til å forklare seg individuelt. Disse forklaringene bør også skriftliggjøres, og godkjennes av dem som har gitt forklaring.
Undersøkelsene av varselet bør bestå i å finne ut av hva det handler om, hva som har skjedd, hvem som er involvert og hvor og når ting har hendt. Den som mottar et varsel skal ikke gjøre etterforskning, men skaffe seg nok informasjon til å kunne fatte avgjørelsen.
6. Konklusjon
Når du har nok informasjon om saken, er du nødt til å konkludere. Du er også nødt til å vurdere om forholdet skal få konsekvenser for den det er varslet om. Konklusjonen skal skriftliggjøres og legges frem for de som er berørt i saken.
Det bør være mulig å anke en slik beslutning høyere opp i organisasjonen dersom det er uenighet om konklusjonen.
Sørg for at det er klare retningslinjer for hvem og hvordan en slik konklusjon fattes, og hvor en eventuell ankemulighet går videre.
Prinsipper for varslingssaker:
- Taushetsplikt: Det er viktig at ikke fortrolig informasjon deles med noen andre enn den som behandler saken. Behøver du å rådføre deg med noen skal dette gjøres med generalsekretær/øverste leder i organisasjonen, og ikke med noen andre.
- Ikke ta side: Sørg for å opptre upartisk og unngå å ha personlige interesser. Dersom du ikke føler deg habil i saken, bør ikke saken behandles av deg.
- Retten til å forklare seg: Den det blir varslet om skal ha mulighet til å få forklare seg om det man er anklaget for. Man skal aldri konkludere i en sak uten at den personen som er anklaget får forklare sin side av saken.
Hvordan kan vi utvikle en trygg organisasjonskultur i vår organisasjon?
Sørg for at alle har informasjon
Alle medlemmer og deltakere på arrangementer i organisasjonen, bør kjenne retningslinjene for seksuell trakassering og vite hvor de kan varsle. Slik informasjon bør være tilgjengelig for alle, også digitalt.
Skolere tillitsvalgte
Sørg for at alle tillitsvalgte får grundig skolering om seksuell trakassering, varsling, og hva de skal gjøre dersom de ser noe som er ugreit eller hvordan de håndterer et varsel. Dette bør gjøres jevnlig i organisasjonen, feks. hvis dere har tillitsvalgtskolering hvert år.
Henge opp synlig informasjon i kontorlokalene
Selv om de fleste av oss er digitale, kan også en liten fysisk lapp i kontorlokalene være nyttig for medlemmer som ikke er så godt kjente i organisasjonen. Denne kan bare minne om at man alltid kan si ifra dersom man opplever noe som ikke er greit, og hvor man kan finne mer informasjon.
Ha workshops eller skoleringer om temaet
En fin måte å få alle til å reflektere over hva god organisasjonskultur er, og hvordan man kan jobbe videre med det på, er å holde skolering eller en workshop i temaet. Husk at vi i UngOrg gjerne kan komme i din organisasjon hvis det er ønskelig.
Jeg vil lese mer om dette temaet
Vi vil på det sterkeste anbefale LNUs veileder Trygg! som er en omfattende ressurs for arbeidet med trygge organisasjoner.
Her kan du lese mer om forebygging, hvis du vil varsle, hvordan du kan motta varslinger og å lage gode retningslinjer i egen organisasjon. Ta gjerne i bruk denne ressursen, og bruk oss i UngOrg for å drøfte tematikken hvis du ønsker det.
