Start planleggingen tidlig
Sett datoen tidlig. Undersøk hvor det finnes ledige lokaler og når sakspapirene skal sendes ut. Lag deg en oversikt over tidsfristene.
Årsmøte
Årsmøtet er det viktigste møtet i organisasjonen. Her går vi gjennom tips til planleggingen, hva som må vedtas, hvilke roller som må velges, hvordan voteringer gjennomføres og annet å tenke på.
Spør Ole Kristian om dette
Ole Kristian er klar til å hjelpe deg, enten på vårt informasjonssenter eller over nettet. Du kan også bruke vårt kontaktskjema.
Gå til kontaktskjema
Spør meg!
Forberedelser i forkant av årsmøtet
- Les deg opp på vedtektene og sett en dato som er i tråd med dem.
- Lag en tidsplan i tråd med kravene i vedtektene.
- Sørg for å booke lokale og bestill mat.
- Send ut kunngjøring av årsmøtet.
- Finn en ordstyrer til møtet.
- Lag en plan for å få alle sakene klare til årsmøtet, og sjekk at styret har møtedatoer som passer med fristene.
- Send ut sakspapirene til møtet i tråd med fristen.
- Sjekk at alle påmeldte til årsmøtet har betalt kontingenten og oppfyller krav til å ha stemmerett på møtet.
Lag gode sakspapirer
De beste sakspapirene har tydelige forslag til vedtak og grundig bakgrunnsinformasjon. På den måten blir diskusjonene og vedtakene bedre.
Ha en trygg møteleder
Det er vanlig å bruke en møteleder som ikke har stemmerett på møtet. Dette kan være en fra en annen del av organisasjonen, eller f. eks. oss i UngOrg. Sørg for at møtelederen kjenner vedtektene, møtereglene og sakene godt på forhånd.
Gjør det hyggelig
Årsmøtet er ofte ganske formelt. Da er det viktig at man gjør det hyggelig og trygt for alle. Tenk særlig på de som er nye. Gi gode forklaringer, gjør det enkelt å ta ordet og ha forberedelsesmøter i forkant.
Takk avog anerkjenn til slutt
Årsmøtet er for mange slutten på en periode i tillitsverv. Sørg for at alle som har gjort en jobb for organisasjonen blir takket av på en god måte, for eksempel med blomster, en liten gave eller annen honnør i tråd med budsjettet.
Hva må vedtas på årsmøtet?
Det er vanlig at vedtektene sier noe om hva et årsmøte må behandle. Årsmøtet bør alltid diskutere:
Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden
Velge ordstyrer, referent, tellekorps og protokollunderskrivere
Det er vanlig å velge to personer til å signere den ferdige protokollen etter møtet. Et tellekorps er 3-5 personer som kan brukes til å telle stemmer i salen hvis det blir så jevnt at ordstyrerbordet trenger hjelp. De kan også brukes til å telle skriftlige stemmer ved personvalg.
Årsberetning
Hva har skjedd i organisasjonen siden forrige årsmøte? En årsberetning har ingen formell mal, men det er vanlig å fortelle om styrets arbeid, aktiviteter i organisasjonen, medlemstall og annet arbeid fra året.
Behandle regnskap
Hvordan har det gått med budsjettet årsmøtet vedtok i fjor? Husk at man ikke formelt vedtar et regnskap siden pengene allerede er brukt, men at forslag til vedtak er at regnskapet godkjennes.
Innkomne forslag
Dette kan være forslag som medlemmene eller styret har sendt inn.
Vedta budsjett for det neste året
Bestemme kontingenten
Dere må bestemme hva det skal koste å være medlem av organisasjonen.
Gjennomføre valg
Det må gjennomføres valg av leder, nestleder, styremedlemmer og kontrollutvalg eller engasjere revisor.