Styrearbeid

Styret har ansvar for den daglige driften i organisasjonen. Derfor er det viktig at styret har oversikt over hvilke ansvar, plikter og regler man må følge. For at et styre skal fungere godt, så må dette være i orden.

Styret er underlagt årsmøtet og må sørge for at vedtak gjort av årsmøtet følges opp. Styret har også ansvaret for budsjettet og regnskapet til organisasjonen. Enkelt sagt, så kan man si at styret er hjulet i organisasjonen som får ting til å gå rundt. I denne artikkelen kan du lese om hvilke ansvarsområder et styre har og hvordan et styre kan organiseres for å jobbe mest mulig effektivt.

Styrestruktur

I mange styrer er det nødvendig å ha formelle strukturer der arbeidet blir fordelt på en god måte. En god måte å gjøre det tydelig hvor ansvaret ligger, er å opprette egne «prosjekter» innenfor organisasjonen. Det kan være små «prosjekter» – som et julebord for styret – eller store prosjekter,  som for eksempel en stort seminar. Ved å utnevne prosjektledere og prosjektgrupper kan man bryte opp naturlige hierarkier gjennom å gi flere mennesker ansvar og erfaring med prosjektledelse. Andre ganger er det mer naturlig å ha mer tradisjonelle strukturer, med nestledere og forskjellige «ansvarlige» personer i styret.

Tips! For at et styre skal samarbeide godt, er det viktig å sette av tid til sosiale aktiviteter der styremedlemmene kan bli kjent. Ta en tur på bowling, spis pizza sammen eller bare ha det gøy. Det viktigste er at dere blir kjent!

1. Formelle strukturer

I mange styrer er det nødvendig å ha formelle strukturer der arbeidet blir fordelt på en god måte. En god måte å gjøre det tydelig hvor ansvaret ligger, er å opprette egne «prosjekter» innenfor organisasjonen. Det kan være små «prosjekter» – som et julebord for styret – eller store prosjekter,  som for eksempel en stort seminar. Ved å utnevne prosjektledere og prosjektgrupper kan man bryte opp naturlige hierarkier gjennom å gi flere mennesker ansvar og erfaring med prosjektledelse. Andre ganger er det mer naturlig å ha mer tradisjonelle strukturer, med nestledere og forskjellige «ansvarlige» personer i styret. 

Dette er et eksempel på et oppsett av styre:

  • Leder
  • 1. nestleder
  • 2. nestleder
  • Styremedlem – økonomiansvarlig
  • Styremedlem
  • Styremedlem
  • Styremedlem

Merk at det med dette oppsettet er tre stykker i ledertrioen og fire styremedlemmer. Denne modellen har en demokratisk fordel gjennom at styremedlemmene er i flertall. På den måten kan ikke ledelsen kjøre gjennom vedtak internt i styret uten å orientere styremedlemmene.

2. Forventningsavklaring

I begynnelsen av en ny periode for  styret er mange motiverte. Det er viktig å utnytte dette ved å gi oppgaver som både utfordrer styremedlemmene og gir dem mulighet til å ta oppgaver de er flinke til.

Derfor bør man gjennomføre en runde med forventningsavklaringer, der lederen går gjennom hva styret har ansvar for å gjennomføre, men også der man forklarer hva det innebærer å sitte i styret. Gjennom å ha en åpen kommunikasjon og forventningsavklaring internt, så blir det enklere å følge opp oppgaver senere.

Aktivitetsplan

I begynnelsen av en ny periode for styret burde man utarbeide en aktivitetsplan for året. Aktivitet fører til vekst. Aktivitetsplaner er viktig å utarbeide hver gang et nytt styre settes. Dette sikrer kontinuitet og vekst i organisasjonen.

En aktivitetsplan skal dekke alt styret ønsker å gjøre i løpet av perioden. Det kan være alt fra juleverksted til sommerfest, skolebesøk og verveaksjoner.

Organisasjoner med detaljerte aktivitetsplaner har ofte mer kontroll over økonomien og aktiviteten sin.

Her er et eksempel på en aktivitetsplan:

Dato Aktivitet Ansvar
4. januar Bingokveld Jonas
28. januar Medlemsmøte med pizza Mirjam
17. mai Sosial sammenkomst for medlemmer Adil
17. juni Sommerfest Ingrid
15. september Hyttetur for medlemmer Kristoffer Robin
15. desember Juleverksted Ingunn-Pernille

Styret er pliktig til å følge vedtektene i organisasjonen. Vedtektene er organisasjonens «grunnlov». Det er gjennom vedtektene rammene for organisasjonen legges.


Gjennom vedtektene beskrives organisasjonens formål, hvem som kan bli medlem, hva som kreves av medlemmene og hvordan demokratiet i organisasjonen fungerer.

Se for deg at du er på hytta med en vennegjeng. En av vennene dine tar frem et gammelt brettspill, børster støvet av det og spør om noen vil spille. Alle vennene vil være med, og alle har spilt det før. Midt i spillet oppstår det en uenighet om hvordan reglene i spillet egentlig er. Selv om alle har hver sin teori om hvordan det bør være, så står fasiten i regelboka som følger med spillet. Dersom vennene ikke har denne regelboka, så risikerer man dårlig stemning og juksing i spillet.

På samme måte er vedtekter viktige, fordi de sørger for at alt blir gjort etter boka. Vedtektene er både en viktig regelbok, men også et viktig dokument som sørger for at alle i organisasjonen jobber i riktig retning. Vedtektene inneholder også tidsfrister for styret.

Eksempel på metoder for å finne ideer til aktiviteter:

Runder

Ta runder rundt bordet der alle skal si noe. Dette kan varieres i det uendelige. Et godt tips kan være å ha som hovedregel at alle skal si noe nytt, så man ikke ender opp med at alle sier “Jeg synes det samme som hun før meg”.

Diskusjon i mindre grupper

Del gruppen opp i mindre grupper og start diskusjonen der. Målet kan være at hver gruppe skal komme frem til et gitt antall argumenter eller ideer, som så presenteres i plenum.

Tankekart

Lag et felles tankekart for å sortere ideene og meningene deres. Bruk det som utgangspunkt for diskusjonen dere har videre om saken.

Votering med rekvisitter

Skriv opp ulike forslag eller alternativ til aktivitet, og gi alle deltakerne rekvisitter de kan bruke for å stemme med. Man kan f.eks. bruke Legoklosser eller klistremerker for å vise hvilke alternativer man er for.

 

Økonomi

For å kunne arrangere aktiviteter er man avhengig av penger. Derfor er en ryddig økonomi veldig viktig for at det skal gå bra med organisasjonen.

Hvis det bare er én person som har oversikt og ansvar over økonomien til en organisasjon, kan det være et problem hvis denne personen melder seg ut eller ikke kan fortsette å ha ansvaret. På samme måte som med vedtekter er det viktig å være ”føre var”, og det betyr at rutinene for økonomien må være gode. Noe av det første dere bør se på i en nystartet organisasjon er hvordan ansvaret for økonomien skal fordeles. Det er viktig at leder og økonomiansvarlig sammen går gjennom utgifter og inntekter for å ha kontroll over økonomistyringen. I tillegg bør økonomiansvarlig legge frem foreløpig regnskap for styret minst tre ganger i året.

Ethvert styre er juridisk ansvarlig for foreningens pengebruk. Dersom man misbruker foreningens midler kan dette få store konsekvenser, og i ytterste konsekvens føre til politianmeldelse og domfellelse for underslag.

Alle utgifter skal bilagføres i en perm, og alle utgifter skal sammenstilles i et regnskap. Hvert år skal det legges et budsjett for foreningen, og hvert år skal budsjett og regnskap settes opp mot hverandre på årsmøtet.

Kurs om styrearbeid

Visste du at vi i UngOrg kan holde kurs om styrearbeid? Vi skreddersyr kurset dere trenger!

Send en forespørsel til organisasjon@ungorg.no, så avtaler vi innhold og tidspunkt.

Roller i et styre

Å sitte i et styre er både gøy og lærerikt. Det åpner også opp for mange muligheter senere i livet, i tillegg til at det gir verdifull erfaring man kan ta med seg videre.

Her er fem punkter til hvorfor det er verdifullt:

  1. Du lærer hvordan man skal drifte en organisasjon
  2. Du får ledererfaring
  3. Du knytter vennskap med forskjellige mennesker
  4. Du lærer om dine styrker og svakheter
  5. Du lærer å løse problemer

Som medlem i et styre er det din og resten av styrets oppgave å legge til rette for aktivitet og drift av organisasjonen.

Oppsummert:

Å sitte i et styre er veldig gøy, men også et stort ansvar!

Under ser du hva det innebærer å ha verv i et styre – både som vanlig styremedlem, nestleder, økonomiansvarlig, sekretær og leder.

Leder

Som leder er det du som har hovedansvar for at oppgavene til et styre gjennomføres. Det innebærer å kalle inn og lede styremøter. Man har også et overordnet ansvar for at styret er oppdatert og informert om nødvendige temaer, og at styret får gode saksopplysninger før dere behandler saker. På den måten vil beslutningene som tas være tatt på et sikrere grunnlag.


— “Leder blir man fordi man vil ta ansvar, men som leder må du lære deg å gi andre ansvar”, ukjent sitat

En leders fremste oppgave er å sørge for at styret får gjort det de skal, men også at styremedlemmer får oppgaver de syns er givende og morsomme. På den måten vil styrearbeidet bli noe som er morsomt og gir mersmak. En av de viktigste oppgavene for en styreleder er derfor å delegere ansvar.

Når man skal delegere ansvar kan det være lurt å høre hva de andre i styret ønsker å få ut av oppgaven som styremedlem. Derfor er det viktig å bli kjent med styret og høre de ønsker å bruke tiden på. Styremedlemmer har som regel forskjellige bakgrunner og er gode på forskjellige ting. En god styreleder klarer å spille på dette og sørge for at styremedlemmene har oppgaver som passer dem.

Ansvarsområder:

  • Møteledelse
  • Delegere ansvar
  • Tale på vegne av organisasjonen
  • Hovedansvar for den daglige driften av organisasjonen
  • Motivere og inspirere andre
  • Bygge lag

Nestleder

Nestledervervet er full av morsomme utfordringer og viktige oppgaver. Det viktigste er å være en avlaster for styreleder når det trengs. Det vil si at man skal kunne være stedfortreder for leder i enkelt gjøremål eller en periode. Det betyr også at leder skal kunne rådgi seg med nestleder når noe er usikkert og være en trygg sparringspartner.

En god nestleder er en som gjør lederens oppgaver enklere. Det vil si at man tar ansvar for lederoppgaver når det trengs, og at man er et slags styremedlem med et utvidet ansvarsområde. Enkelte organisasjoner har nestledere som blir valgt inn med et ekstraordinært ansvarsområdet, som f.eks. innen organisasjon eller politikk.


En nestleder kan også være et varslingspunkt, som tar opp saker på vegne av styremedlemmer til lederen. Det kan oppleves som trygt, og i mange tilfeller er det nødvendig fordi terskelen for å ta opp saker er lavere.

Ansvarsområder:

  • Stedfortreder for leder ved behov
  • Bygge bro mellom leder og styremedlemmer
  • Utvidet organisatorisk eller politisk ansvar

Økonomiansvarlig

Som økonomiansvarlig har man en stor og viktig oppgave innad i et styre. Den økonomiansvarlige skal til enhver tid ha oversikt organisasjonens inntekter, utgifter og eiendeler. Man skal også skaffe informasjon om frister og annet vedrørende pengesøknader. Likevel er det viktig å vite at det er ikke økonomiansvarlig som har ansvar for økonomien alene. Hele styret er like ansvarlig for at organisasjonen driftes godt. Les mer om økonomirutiner her.

Det er viktig å være organisert når man tar på seg dette vervet. Et tips er å samle alt av dokumenter og bilag i en perm. Ikke vær redd for å spørre andre i styret om hjelp dersom det trengs.

Økonomiansvarlig utarbeider budsjett i samarbeid med styret og har ansvar for regnskapet til foreningen.

Ansvarsområder:

  • Budsjett
  • Regnskap
  • Pengesøknader

Styremedlem

Som medlem i styret har du mange muligheter til å ta på deg morsomme oppgaver. I dette vervet kan du både lære masse nytt, men også gjøre ting du allerede er flink til.

Det er opp til deg hva du ønsker å fylle vervet ditt med. Det er viktig å understreke at du som styremedlem er juridisk ansvarlig for organisasjonens midler – sammen med leder og de andre i styret. Derfor har du et ansvar for at ting gjøres “etter boka” i styret.

Ansvarsområder:

  • Gjøre det du er flink til!
  • Lære masse nytt!
  • Ansvar for foreningens midler
  • Aktivitet i organisasjonen

Økonomiansvarlig

Som sekretær har man blant annet hovedansvar for å referere fra møter. Man har ofte sammen med leder og økonomiansvarlig ansvar for utsending av brev og skrive søknader. En sekretær kan typisk få oppgaver som innebærer utarbeidelse av rapporter til styret, kunngjøring av møter og ansvar for sosiale medie-kontoer.

Oppgaven man tar på seg som sekretær kan være spennende hvis man er glad i å være “hands-on” på ting som blir gjort i organisasjonen, og er kanskje det mest praktiske man kan gjøre i et styre. Med «hands-on» menes det at sekretæren er ofte ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av et arrangement.

Ansvarsområder:

  • Være referent i møter
  • Sende søknader
  • Skrive rapporter
  • Praktisk gjennomføring av arrangement