Økonomiarbeid

God økonomistyring er helt sentralt for en veldrevet organisasjon. Å kjenne økonomirutinene, ha oversikt over og budsjettet og regnskap er noe alle styremedlemmer i organisasjonen bør ha. Uansett om organisasjonen deres har mange millioner på konto eller kanskje er helt nyoppstarta, er økonomirutiner noe som er felles for alle.

Opplever du at det er rot i økonomiarbeidet, noe som ikke stemmer eller har du spørsmål om økonomi? Du kan alltid be om veiledning med oss i UngOrg, så hjelper vi deg på veien. Send bare en mail til organisasjon@ungorg.no, ta kontakt på sosiale medier eller stikk innom informasjonssenteret vårt UngInfo i Møllergata 3D. 

I denne saken kommer vi til å gå gjennom:

  • Hvem har ansvaret for økonomi i en organisasjon?
  • Økonomirutiner
  • Budsjett
  • Regnskap
  • Revisjon

Hvem har ansvaret for økonomien i min organisasjon?

Selv om en organisasjon har valgt en økonomiansvarlig, er det styret som har ansvaret for den økonomiske driften av organisasjonen og som kan stilles til ansvar, og i verste fall bli erstatningsansvarlig. Derfor er det viktig at hele styret har god kjennskap til organisasjonens økonomi, budsjett, regnskap og rutiner for arbeidet. Styret bør også aktivt delta i diskusjoner om budsjett, be om informasjon og be om orienteringer i løpet av året.

Økonomirutiner

Det viktigste i en organisasjon er at alle medlemmer kjenner til hvilke rutiner som finnes for økonomiarbeidet. Disse bør være tydelig utformet med en tydelig ansvarsfordeling i organisasjonen. 

Gode rutiner for håndtering av økonomi har en forebyggende effekt, men de er også avgjørende hvis man skal oppdage mangler eller hvis noe skulle gå galt. Der man oppdager underslag i en organisasjon, er det gjerne fordi det har oppstått brudd med økonomirutinene eller at man ikke har hatt rutiner. Organisasjoner med gjennomarbeida rutiner som er godt kjent i hele organisasjonen klarer ofte å hindre skader, eller oppdager problemer før de har vokst seg store. 

Hvilke rutiner dere som organisasjon bør ha, varierer litt etter størrelse og behov. Likevel bør rutinene i enhver organisasjon kunne besvare spørsmålene i sjekklisten. 

 Sjekkliste for økonomisk ansvar

  • Hvem i organisasjonen har ansvaret for å utarbeide budsjett og hvordan utarbeides dette? 
  • Hvem i organisasjonen vedtar budsjett og regnskap? 
  • Hvem i organisasjonen har ansvaret for å holde oversikt over bilag, regninger eller utlegg som blir gjort i organisasjonen, og hvor oppbevares disse?
  • Hvem i organisasjonen har tilgang til organisasjonens kontoer, og hvem har rettighetene til å gjøre utbetalinger fra disse? 
  • Hva er rutinene for godkjenning av en utbetaling, og hvem kan godkjenne disse?
  • Hva er fremgangsmåten for utlegg i organisasjonen, hvem kan gjøre utlegg på vegne av organisasjonen, hvor store kan et utlegg være og hvordan føres de? 
  • Hvem i organisasjonen fører regnskap og holder oversikt over at organisasjonen ikke overskrider det vedtatte budsjettet?
  • Hvor ofte skal styret få orientering om organisasjonens økonomi?
  • Hvem i organisasjonen er varslingspunkt dersom noen mistenker mislighold, økonomisk underslag eller brudd på økonomirutinene? 

Budsjettet

Budsjettet vedtas på årsmøtet i organisasjonen og sier noe om hva organisasjonen skal bruke og få pengene. Det er demokratisk utarbeidet, og er derfor et viktig verktøy for medlemmene i å legge føringer for hvilke økonomiske prioriteringer styret kan gjøre i løpet av perioden. Det er viktig at budsjettet som lages er realistisk, og at det følges og brukes i den daglige økonomistyringen gjennom året. 

Et budsjett bør settes opp så det er tydelig hvilke inntekter man regner med å få, og hvilke utgifter man regner med å ha. Budsjettet legger også rammene for hvilke aktiviteter organisasjonen kan ha gjennom året. En lur huskeregel er at man ikke bør budsjettere med minus i flere år på rad. For å være sikker på at man overholder budsjettet i perioden bør man aldri bruke penger på noe som ikke ligger innenfor vedtatt budsjett uten at man har god grunn til det. 

Et fint utgangspunkt for å utarbeide et budsjett, er å se på fjorårets regnskap og ta utgangspunkt i det for neste periode. Som et godt råd kan det være lurt å budsjettere med litt for høye utgifter, heller enn for lave. På den måten er man sikker på at man ikke risikerer å gå over det vedtatte budsjettet i løpet av perioden.  

Dersom det skjer store endringer i inntekter eller utgifter som går utenfor det som er vedtatt budsjett, bør styret revidere budsjettet i løpet av året. Å revidere budsjettet betyr at man gjør endringer i løpet av året, utover det årsmøtet har vedtatt. Dette kan være lurt for å få et realistisk bilde av organisasjonens økonomiske situasjon. 

Regnskapet

Regnskap er oversikten over hva organisasjonens penger er brukt på innen en gitt periode. Der budsjettet skal vise hva man planlegger å bruke penger på, er regnskapet en rapport over hva pengene faktisk har gått til. Regnskapet er også et svar til årsmøtet over hvordan dere har styrt økonomien og hvorvidt budsjettet er fulgt opp. Regnskapet skal følge det samme oppsettet og de samme postene som er lagt i budsjettet. 

Å ha et ryddig og informativt regnskap er viktig fordi medlemmene har en demokratisk rett til å se hvor pengene har gått, men det er også et viktig verktøy dersom organisasjonen for eksempel skal søke om støtte. Derfor er det viktig å ha et regnskap som er i orden ved årsmøtets slutt. 

For personen som har det daglige økonomiansvaret i organisasjonen kan det være nyttig å føre et skyggeregnskap. Skyggeregnskap er et fortløpende regnskap man fører underveis i perioden for å holde oversikt etter hvert som inntektene og utgiftene løper. Skyggeregnskapet kan også være nyttig hvis styret skulle be om en orientering om hvordan det står til økonomisk eller for å holde seg innenfor budsjettrammen fra dag til dag. 

Revisjon

Ethvert regnskap bør i etterkant gjennomgås av en person som ikke har ført regnskapet. Revisor i en organisasjon velges på årsmøtet og skal svare til årsmøtet om hvorvidt de oppfatter at regnskapet er levert korrekt. Det vanlige er at revisoren skriver en beretning til årsmøtet om hvorvidt regnskapet er revidert i henhold til lover, regler og god skikk for regnskapsføring, og gir sin vurdering til årsmøtet.

OBS! Det er viktig å huske på at en revisor skal rekke å revidere regnskapet før  årsmøtet behandler det. Derfor må regnskapet være ferdigstilt i god nok tid til at revisor rekker å gjøre arbeidet i henhold til årsmøtets frister. Avtal tidlig med revisor når regnskapet må være klar for å være trygg på at det kan godkjennes i tide. 

Dersom deres organisasjon er en organisasjon som mottar driftsstilskudd fra Oslo kommune gjelder egne regler om revisjon: 

“For organisasjoner som har mottatt tilskudd på 100 000 kroner eller mer, skal årsregnskapet revideres av registrert eller statsautorisert revisor. For organisasjoner som har mottatt tilskudd på under 100 000 kroner er det tilstrekkelig at styret for organisasjonen godkjenner og undertegner årsregnskapet, og at årsmøtet velger en person som reviderer det.”

Det er viktig å merke seg at Oslo kommune krever at regnskap som får tilskudd på mer enn 100 000 kroner, skal bruke statsautorisert revisor. Det betyr at det ikke bare holder at organisasjonen deres velger en person til å være revisor, dere må velge en person som har mastergrad i regnskapsføring og har «statsautorisasjon» godkjent av Finanstilsynet.

Dersom dere lurer på hvordan dere går fram med dette, eller lurer på hvem dere bør velge kan dere alltid ta kontakt med oss i UngOrg på organisasjon@ungorg.no!