Skap de gode møtene

Mange organisasjoner og ledere føler at de bruker unødvendig mye tid på møter. Noe av grunnen kan være at man ikke har god nok møtekultur i sin organisasjon. Her vil du som møteleder få syv tiltak som kan gjøre møtene dine enda bedre – både for deg selv og for de andre møtedeltakerne! 

Dette bør du gjøre før møtestart

1. Ha et tydelig mål

Før du sender invitasjonen til møte bør du på forhånd ha tenkt på hva som er målet med møtet. Hva ønsker du å sitte igjen med? Vil du bare ha masse ideer eller vil du at man skal bli enig om en løsning? Å definere målet med møtet på forhånd vil gjøre det lettere for deg å videreformidle hva som formålet. Da kan alle kan stille godt forberedt og det er større sjanse for at du faktisk sitter igjen med det du ønsket når møtet avsluttes.

En god møtedeltaker vil spørre møteleder etter målet med møtet hvis dette ikke er gjort på forhånd. Dette skjerper alle, og reduserer risikoen for å kaste bort tid.

2. Skap gode kjøreregler

Alle deltakerne bør være enige om noen felles regler. Noen av disse kjørereglene bør være avklart på forhånd, som f.eks. lengden på møtet og hvem som skal delta. Noen kjøreregler må du som møteleder skape underveis – som å presisere hvordan en møtedeltaker kan få sagt sin mening under møtet.

Det er viktig å huske at alle har forskjellig oppfatning på hva som er et godt møte eller ikke, og erfaringen til møtedeltakerne kan variere mye. En god møteleder tar hensyn til alle og skaper gode kjøreregler.

Tips! Har du noen som ikke alltid følger kjørereglene like bra? Få dem til å sitte på siden av deg som møteleder. Da vil de være lettere å ha kontroll på. 

3. Gjør klart møterommet

Den fysiske utformingen på møterommet vil påvirke hvordan møtet ditt vil være. For noen vil møblementet ha mye å si på hvor formelt man skal oppføre seg – før du som møteleder i det hele tatt har begynt å snakke om kjøreregler. Derfor er det viktig at du på forhånd har tenkt gjennom hvordan møterommet skal se ut. Skal vi sitte rundt et bord? Er bordet rundt eller avlangt? Er det et stående møte? 

Hvis du noen gang har prøvd å ha et formelt møte i en sofa, vil du nok kjenne igjen denne problematikken. I en sofa får møtedeltakerne assosiasjoner til å være hjemme, og de vil slappe mer av. Dette er ikke nødvendigvis bare negativt. Det kommer helt an på hva møtet skal handle om. Det er viktig at møterommet står i stil med formålet for møtet. Skal dere diskutere formelle saker som retningslinjer i organisasjonen, bør alle ha hver sin stol, ha god bordplass og kunne se alle. Skal dere diskutere større ting som krever litt kreativitet kan det være like bra å ha møte i en mer uformell setting, der deltakeren slapper av og åpner seg opp for nye ideer. 

I tillegg til møblement, bør du som møteleder tenke over hvor du skal sitte. Skal det være tydelig at du er møteleder bør du sitte på enden slik at alle ser deg og du ser alle. Skal det være et møte der alle er likestilt, kan det passe fint å sitte ved et rundt bord hvor man ikke har noen som skiller seg ut.