Regnskap
Regnskap er oversikten over hva dere har brukt penger på i en gitt periode. Men hvordan lager og bruker man egentlig et regnskap?
I motsetning til budsjett som viser forventet inntekt og kostnad, viser regnskapet hva man faktisk har fått og brukt. I denne saken vil du få en enkel innføring i hvordan du kan jobbe med regnskap i din organisasjon og forskjellen på skyggeregnskap, arrangementsregnskap og årsregnskap.
Resultatregnskap
Resultatregnskapet er oversikten over hvor mye inntekter og utgifter dere har hatt i løpet av et år. Det året kalles for regnskapsperioden, og følger ofte kalenderåret. For å gjøre det enkelt å se hvordan budsjettet og regnskapet svarer til hverandre, bør dere følge samme oppsett for begge deler.
Det er vanlig at det er årsmøtet som behandler regnskapet til organisasjonen hvert år. Det skal sørge for at dere har oversikt og kontroll over økonomien i organisasjonen. Det skal også gi medlemmene en måte å se hvordan dere har styrt organisasjonen økonomisk, og gjør det enklere å ha tillit til hverandre fordi dere vet at det ikke er mulig å misbruke organisasjonen økonomisk fordi det vil vise i resultatregnskapet.
Man blir ofte bedt om å sende regnskapet sitt hvis man søker om tilskudd, sånn at dere kan vise at dere styrer økonomien i organisasjonen på en god og ryddig møte.
Arrangementsregnskap
Hvis dere har utarbeidet et arrangementsbudsjett, er det naturlig å også se hvordan inntektene og kostnadene for dette arrangementet faktisk ble. Dette kalles arrangementsregnskap. Et arrangementsregnskap viser i detalj hva dere har brukt penger på, og hvordan dere har tjent penger.
Ofte kan det være vanskelig å se om et arrangement gikk i overskudd uten å lage et komplett arrangementsregnskap. Det vil f.eks. gi deg muligheten til å se om dere må endre deltakeravgiften for å dekke over høyere kostnader. Det kan også være aktuelt å justere deltakeravgiften ned for å sikre at flere kan delta, hvis arrangementsregnskapet viser et stort overskudd.
Skyggeregnskap
Styret er pålagt til å kontrollere økonomien minimum fire ganger i året. Dette kan dere gjøre ved å lage et skyggeregnskap. Skyggeregnskapet er en oversikt over hva som er kommet inn, hvor mye som er brukt og hvor penger dere har igjen. Det er et foreløpig regnskap.
Ved å oppdatere skyggeregnskapet underveis vil du alltid vite hvor mye av budsjettet dere har igjen. Enkelte tilskudd har krav om at dere må lage skyggeregnskap for prosjekter dere mottar prosjektstøtte til. Hvis du har økonomiansvar for et arrangement eller aktivitet i organisasjonen, bør du ha et skyggeregnskap for å sikre at du ikke går utover rammen som er fastsatt.
