Økonomirutiner

Som en del av styret i din organisasjon har du et automatisk ansvar for å sørge for god økonomisk styring. For mange kan dette virke skummelt, men mye er gjort med gode rutiner. Her vil du få tips til hvordan dere kan sette opp rutiner for å sikre god økonomistyring og kontroll

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Generelle prinsipper

Dere i styret har et kollektivt ansvar for økonomien i organisasjonen. Selv om dere har en egen økonomiansvarlig eller kasserer, handler dette bare om å delegere noe av arbeidet. Dere kan ikke delegere ansvaret. Derfor er det veldig viktig at du har god innsikt i hvilke rutiner og regler dere har for arbeidet.

Et godt prinsipp for økonomirutiner er å ha åpenhet og at ingen sitter med det alene. Dette ansvaret kan føles stort, selv om dere alle i styret skal dele det.

Dokumenter litt for mye enn litt for lite. Du bør sørge for at det er vanlig å notere ned hva dere gjør, hvorfor og når, og ha flere som signerer på dokumentasjon.

Utlegg

Det er naturlig at dere vil i enkelte situasjoner måtte betale på vegne av organisasjon, og få tilbake pengene senere. Det er viktig at dere har en etablert rutine for hvordan du kan få igjen penger etter å hatt et utlegg. Dere bør også ha definert hvem som kan sende inn utlegg, hvor store disse utleggene kan være og hvem som har ansvaret for å ta vare på dem.

Det anbefales å ha et utleggsskjema som ikke kan endres i etterkant (skannet eller tatt bilde av). For enkelte kan det være aktuelt å ha et utleggsskjema som skal signeres av minst én annen person enn den som hadde utlegget.

Betaling

Å være den som skal betale faktura og utlegg kan være skummelt siden det er krevet nøyaktighet og struktur. Det er likevel viktig at dere som organisasjon har gode rutiner for når og hvem som betaler fakturaer og utlegg. For å gjøre dette litt tryggere for alle, kan dere ha at en person legger til betaling i nettbanken, og en annen person godkjenner den. Aldri godkjenn betaling for noe du mangler dokumentasjon til (faktura, utleggsskjema).

Tilgang til bankkontoer

For at det skal være to personer som godkjenner betalinger i nettbanken, må det minimum være to personer som har tilgang til din organisasjon sin konto. Du bør sørge for at dere har rutiner for å kontrollere hvem som har tilgang til kontoene til enhver tid. Dette gjelder også hvis dere har flere bankkontoer. For å endre tilgang i bank må dere først endret styreoversikten i Brønnøysundregisteret (krever signert årsmøteprotokoll) og deretter søke om endring i nettbanken (krever også signert årsmøteprotokoll).

Oppbevaring

Dere bør aldri betale noe uten å ha god dokumentasjon, men det er like viktig å ta vare på den dokumentasjonen for utbetalinger og innbetalinger som er gjort. Som en del av styret er du for å ta vare på dokumentasjon (faktura, utlegg, kontrakter, kontoutskrifter) i minst fem år.

Budsjettering

Budsjettarbeidet er en av de viktigste tingene som dere kan gjøre for å sikre bedre kontroll over økonomien. Dere bør ha egne rutiner for hvem som har ansvaret for utarbeidelsen av budsjett og hvem som vedtar disse. For å sikre god demokratisk styring, kan dere ha budsjett som en av de faste sakene som årsmøtet deres skal vedta hvert år. Du kan lese mer om ulike budsjett og budsjettprosesser her.

Økonomikontroll

Som styremedlem må du sørge for at styret minimum fire ganger i året får en orientering om organisasjonens økonomi. Dette kan være fremvisning av foreløpig regnskap/skyggeregnskap opp mot budsjett. Dere er nødt til å dokumentere at dere har fått denne orienteringen i referat/protokoll. Er det ting som påpekes bør dette også dokumenteres.

En god måte å gjøre din del av økonomikontrollen på er å stille spørsmål til det som blir fremvist. Du kan for eksempel be om mer informasjon rundt en endring eller noe som skiller seg ut.

Varslingsrutiner

Dere bør ha egne rutiner for varsling når det gjelder av økonomisk karakter. Det kan være at du mistenker mislighold, økonomisk underslag eller brudd på de andre økonomirutinene dere har definert. Det bør være beskrevet hvem man skal ta kontakt med, og hvilke plikter de har til videre undersøkelser og oppfølging. I slike tilfeller vil potensielt en kompetent revisor være god å ha. Hvis varslingen gjelder den som er vedtatt som revisor på årsmøtet deres, bør du søke rådgivning hos UngOrg eller revisorfirma.