Budsjett

En stor del av ditt ansvar som styremedlem er å ha kontroll på økonomien i organisasjonen. Du skal sørge for at dere bruker penger på en forsvarlig måte. Et budsjett vil hjelpe deg å få en bedre oversikt over hva dere forventer å bruke og tjene. I denne artikkelen vil du lære om generelle gode prinsipp for budsjettering, forskjellen på et årsbudsjett og arrangementsbudsjett og hvordan du lager et budsjett.

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Prinsipper for budsjettering

Et budsjett er en oversikt over hva dere forventer å bruke og tjene i løpet av gitt periode. Når dere skal budsjettere, kan det være greit å følge disse tre prinsippene for å unngå for stor risiko.

1. Inntektene budsjetteres lavt. Inntekter budsjetteres pessimistisk. Dere får nok ikke solgt like mye som dere håper og tror på.

2. Kostnader budsjetteres høyt. Kostnader budsjetteres pessimistisk. Dere får nok ikke et så godt tilbud på det dere skal kjøpe som dere håper og tror på.

3. Budsjettet må være forståelig. Budsjettet må kunne brukes i hverdagen for å ha nytteverdi. Budsjettet bør være detaljert nok til å kunne være til hjelp underveis.

Uforutsette ting kan skje. Plutselig trenger dere å bruke mer penger enn budsjettert, eller dere tjener mer penger enn tenkt. I verste fall vil det være stor forskjell på budsjett og regnskap. Da kan dere velge å endre budsjettet underveis. Dette kalles å revidere budsjettet.

Hvis forutsetningene har endret seg siden budsjettet ble laget og dere endrer budsjettet underveis, så vil dette vise at dere er tilpasser situasjonen. Da viser dere god økonomistyring.

Årsbudsjett

I alle organisasjoner bør det utarbeidet et budsjett som går for hele året, og som vedtas på årsmøtet. Da får medlemmene i organisasjonen mulighet til å være med å bestemme hvordan dere skal prioritere økonomisk.

Et årsbudsjett skal inneholde inntekter og kostnader for hele arbeidsåret (ofte samsvarer dette med kalenderåret). Derfor kalles det årsbudsjett (også kalt driftsbudsjett). Siden budsjettet legger rammer for hvilke aktiviteter og arrangement dere kan gjennomføre, er det viktig at dere sjekker at arbeidsplaner og budsjett følger hverandre.

Selv om det kan føles skummelt å budsjettere med et underskudd (kostnadene er større enn inntektene), er ikke det problematisk så lenge du sørger for at det ikke skjer flere år på rad. Det viktigste er at budsjettet lages realistisk og brukes i den daglige økonomistyringen gjennom året.

Dere bør minst fire ganger i året kontrollere budsjett opp mot faktiske kostnader og inntekter. Dette er et krav som er satt av aksjeloven.

Arrangementsbudsjett

For at dere skal ha ekstra god kontroll på hvordan et arrangement går økonomisk, vil det være viktig å utarbeide egne arrangementsbudsjett. Dette vil gi deg oversikten over hvilke inntekter og kostnader man har tenkt å ha for hvert arrangement. Da kan man gå enda mer i detalj enn et årsbudsjett, og spesifisere konkret hva dere ønsker å bruke/tjene penger på.

Et arrangementsbudsjett kan også være en god huskeliste for dere å vite hva som må gjøres. Har dere for eksempel budsjettert med kostnader for mat og underholdning, vil arrangementsbudsjettet være med å minne deg på at dette er noe som dere hadde planlagt å ha og må ordnes. Dette budsjettet vil også være til god hjelp hvis dere skal ta betaling for deltakelse og er usikre på hva deltakerprisen bør være.

Budsjettprosesser

Det kan være forskjellige måter å ha en budsjettprosess på. Her har du tre fremgangsmåter som dere kan vurdere å gjennomføre for det neste budsjettet dere skal lage.

Til felles for disse metodene er at du bør starte med å finne frem relevante dokumenter. I utarbeidelsen av et budsjett er det naturlig at dere ser på tidligere budsjett og regnskap (i alle fall fra forrige periode/arrangement). Det kan også være lurt å ha arbeidsplaner tilgjengelig, slik dere sørger for å samkjøre disse i så stor grad som mulig. Det er ikke motiverende å sette seg gode arbeidsmål hvis dere ikke har penger til å gjennomføre dem.

Eksempel på budsjettprosesser:

Styret starter med å definere hva slags ramme (total inntekt og kostnad) de ulike aktivitetene skal ha. Deretter får noen andre i oppgave til å lage et detaljbudsjett som holder seg innenfor disse rammene. Effektiviserer behandlingstiden i styret, men begrenser hvor mye eierskap dere har til budsjettet.

Du får i oppgave til å lage et detaljbudsjett for de aktivitetene som du er ansvarlig for. Deretter samles det til ett stort budsjett som behandles i styret. Dere blir ikke begrenset i budsjetteringen før dere behandler det i styret, men kan gjøre det vanskeligere for styret å gjøre endringer underveis.

Dere tar utgangspunktet i regnskap fra forrige periode/aktivitet og justerer disse på detaljnivå. Effektivt arbeid, men dere kan risikere å glemme at noe blir annerledes for den neste perioden/aktiviteten.