Arranger et godt årsmøte

Årsmøtet er det øverste organet i din organisasjon og kanskje det viktigste møtet dere vil ha i løpet av et år. Å arrangere et årsmøte kan være vanskelig og uoversiktlig når du gjør det for første gang, men her vil du få tips og triks for hvordan dere kan planlegge og gjennomføre arrangementet på en god måte.

Årsmøtet kan ha forskjellige navn i ulike organisasjoner; landsmøte, generalforsamling, landsting og riksmøte. I denne artikkelen vil årsmøtet være en samlebetegnelse for alle typer.

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Hvorfor er årsmøte så viktig?

Det er ingen andre organ (styre, representantskap, landsstyremøte e.l.) som kan endre på det som blir bestemt under et årsmøte. På møtet kan medlemmene bestemme organisasjonens målsetninger og hvordan dere skal arbeide for å nå disse målene. Det er i tillegg en god arena for å informere medlemmer om status i organisasjonen, tanker om fremtiden, og gi medlemmer mulighet til å komme med innspill til styrets arbeid. 

Valg av styret blir avholdt mot slutten av møtet, fordi organisasjonen først skal bestemme hva som skal gjøres, før dere bestemmer hvem som har ansvaret for gjennomførelsen.

Før årsmøtet:

Start prosessen med å sette deg godt inn i vedtektene og hvilke frister som gjelder. Det er alltid styret som skal innkalle til årsmøtet hvis det ikke er beskrevet noe annet. Ved brudd på fristene i vedtektene kan dere risikere at noen krever at årsmøtet må utsettes.

Ofte er det styret som bestemmer hvilken dato selve årsmøtet skal være på. Etter dato er satt bør du sørge for at dere har lokaler til å gjennomføre det i på den aktuelle datoen.

I kunngjøring/innkalling bør dere legge ved praktisk informasjon om når og hvor årsmøtet skal bli avholdt, samt hvem som kan delta.

For å sikre gode demokratiske prosesser er det viktig at du opplyser om hvordan medlemmene sende inn saker til årsmøtet og eventuell frist for dette. Styret bør starte arbeidet med å forberede sakspapirene tidlig. Gå gjerne gjennom dem på flere styremøter slik at disse er godt gjennomarbeidet.

Sakspapirene må være sendt ut til alle medlemmer senest én uke før årsmøtet, men vedtektene deres kan ha en lengre frist.

Under årsmøtet:

Start alltid møte med å sjekke hvor mange som er til stede og hvilke rettigheter (tale-, forslag- og stemmerett) disse har. Dette bør også gjøres en gang i forkant av møtet. Du kan kontroller påmeldingslisten opp mot betalt kontingent og eventuelle andre krav dere måtte ha for å få rettigheter på årsmøtet.

Møteleder (ofte kalt ordstyrer) må velges, og den bør forklare møtereglene slik at alle forstår hvilke spilleregler som gjelder for årsmøtet. Ofte er mange av møtereglene beskrevet i vedtektene eller i en egen forretningsorden. Les mer om god møteledelse her. Det er en fordel hvis medlemmene får utdelt spillereglene som de kan lese på underveis, gjerne sammen med resten av sakspapirene som dere har laget.

For førstegangsdeltakere kan årsmøtet være litt skummelt og langt møte. Du bør sørge for at disse blir trygge nok til å delta i de store debattene. Sett gjerne av tid til å ha en debatt om noe trivielt for å få alle til å ta ordet tidlig. For eksempel hva er best av pannekaker eller vafler.

Som alle andre medlemsmøter, er det viktig å skape en hyggelig og trygg stemning. Mat og drikke er noe som dere absolutt bør ha! Du kan lese om hvordan dere kan arrangere gode medlemsmøter her.

Alt som blir diskutert og bestemt må skrevet ned i en protokoll/referat. Det er en fordel hvis dere har bestemt hvem som skal skrive denne på forkant, men dette bør også velges (sammen med hvem som skal signere den).

Fem tips for et godt årsmøte:

Planlegging av årsmøtet bør starte tidlig. Hvor tidlig vil variere fra organisasjon til organisasjon, men et årsmøte kan aldri være for godt planlagt.

Gjennomarbeidede saker som har gode forslag til vedtak og grundig bakgrunnsinformasjon vil gi mye bedre diskusjoner og bedre beslutninger.

Styreleder bør ikke være møteleder på årsmøtet selv om leder pleier være møteleder på styremøtene. Det beste er å ha en møteleder som ikke har stemmerett under møtet. Sørg for å gi god innføring i vedtektene, reglene og sakene slik at møtelederen blir trygg i rollen.

Årsmøtet kan og bør ha en formell form som gjør at alt blir gjort etter de reglene som er satt. Det er likevel viktig at dere skaper en god og trygg stemning for dem som deltar. Den formelle formen kan gjøre det ekstra vanskelig for deltakerne å engasjere seg. Sørg for at det er gøy å være med på årsmøtet!

Årsmøtet er organisasjonens måte å avslutte et arbeidsår og gjøre seg klar for neste år. Det er viktig å takke dem som ikke lenger skal sitte i styret og andre som har gjort en god innsats i organisasjonen. Dette kan gi medlemmene motivasjon til å gjøre en bra god jobb også neste år.

Etter årsmøtet:

Etter årsmøtet er det viktig å få ferdigskrevet protokollen og signert så fort som mulig. Denne skal brukes til å sende endringer til Brønnøysundregisteret og tilgang til organisasjonen sin nettbank. Protokollen må signeres og lagres i arkivet deres. Denne kan lagres digitalt, men dere må sørge for at disse er oppbevart på en måte som gjør at dere har alle årsmøteprotokollene så lenge organisasjonen deres eksisterer.

Det er også viktig at dere har rutiner for å følge opp vedtak fra årsmøtet i etterkant. Ofte vil det være endringer av dokumenter og planer som organisasjonen har. Disse må oppdateres slik at dere alltid jobber etter de nyeste retningslinjene.

På det første styremøte etter årsmøtet bør dere ha en evaluering som kan brukes i neste års gjennomføring, samtidig som dere oppsummerer hva styret må eller skal jobbe med i det kommende året.

Ofte stilte spørsmål om årsmøtet

Årsmøtet har ofte en saksliste sammensatt av saker som er vedtektsfestet og saker som er innsendt fra styret eller medlemmer. De sakene som er vedtektsfestet må behandles, og innebærer ofte årsregnskap med revisjonsberetning og årsberetning (ofte kallet årsmelding). Det kan være lurt å sette av god tid til å jobbe med årsmøtesakene. Alle saker som skal opp til årsmøte bør behandles i styret først, slik at det er styret som har et forslag til årsmøte. I noen styrer behandler de årsmøtesakene opp til flere ganger (førstegangsbehandling, andregangsbehandling) for å forsikre seg at sakene er gjennomtenkt og gjennomarbeidet. 

For å skape mer forankring i organisasjonen kan man også arrangere skrivekurs for medlemmene hvor de skal utarbeide saker til årsmøte. Medlemmer som har god kjennskap til årsmøtets muligheter og myndighet vil ofte bidra mer i diskusjoner under selve møtet. 

Når årsmøtet skal bestemme seg for noe, så må de fatte et vedtak. «Vedtak» betyr bestemmelse, og er en formell beslutning. Siden årsmøtet er organisasjonen sitt høyeste organ, er det kun årsmøtet som kan gjøre endringer på sine egne vedtak og alle (inkludert styret) må følge de vedtakene som gjøres på årsmøtet.

Eksempel: Årsmøtet kan overstyre et vedtak fra et representantskap eller styremøte, men styret kan aldri overstyre et årsmøtevedtak. Derfor er det viktig å gjøre en vurdering om nye vedtak skal gjøres i årsmøte eller ikke. Fordelen ved å ha et vedtak fra årsmøtet er at man da vet at flertallet av organisasjonen stiller seg bak det, ikke bare flertallet av et eventuelt styre. 

Et vedtak gjøres ved at alle som har stemmerett stemmer om de er enig eller uenig i forslaget. Forslaget til vedtak inneholder ofte en kort og konsis beskrivelse om hva som er utfallet i en sak. Ofte kan det være uenighet om hva som skal bestemmes, og årsmøtet er nødt til å votere (stemme) over hvilket av vedtakene som flertallet av årsmøtet er enige om. Det er forskjellige måter å definere flertallet på, og dette er ofte definert i vedtektene hvilken type flertall som skal benyttes. Simpelt flertall er den flertallsformen som ofte blir brukt hvis ikke annet er bestemt. 

Ulike flertallsformer

  • Simpelt flertall: ett forslag må få flere stemmer enn de andre forslagene. Forslaget trenger ikke nødvendigvis få mer enn 50 % av de avgitte stemmene. Ofte brukt. 
  • Alminnelig flertall: ett forslag må få flere stemmer enn de andre forslagene, og få mer enn 50 % av de avgitte stemmene.
  • Absolutt flertall: ett forslag må få mer enn halvparten av de stemmene (flere stemmer enn alle de andre til sammen). Blir ofte brukt ved personvalg. 
  • Kvalifisert flertall: ett forslag må få minimum fått et forhåndsbestemt antall stemmer. Blir ofte brukt ved vedtektsendringer (f.eks. at en vedtektsendring må oppnå ⅔-flertall for å bli vedtatt). 

Blanke stemmer (når en deltaker hverken stemmer for eller imot) vil ofte være definert som tellende stemmer, som betyr at de skal telles med når man bestemmer hvor mange stemmer som er avgitt og kan være avgjørende for om et forslag får det flertallet som er nødvendig. Hvilken flertallsform som skal brukes er definert i vedtektene, og man vil ofte ha forskjellige former på vanlige saker, vedtektsendringer og personvalg. 

Vi bruker ordet protokoll i denne teksten, men du kan også skrive det som et referat med mer detaljer. Det er viktig å notere hvem som er til stede, hvilke saker som er diskutert og hva årsmøtet blir enige om. Dette gjøres i protokollen. Det er ikke slik at man nødvendigvis trenger å gjengi hele diskusjonen, men elementer fra debatten kan være greit å ha med. I protokollen må alle vedtakene og avstemningsresultatet noteres. Protokollen brukes blant annet til å gi de aktuelle personene tilgang til nettbank og endre styrets sammensetning i Brønnøysundregisteret. Derfor er det veldig viktig at denne gjøres skikkelig. Derfor har mange vedtekter krav til å ha egne protokollunderskrivere som skal skrive under på protokollen – i tillegg til protokollfører og ordstyrer. Deres jobb er å sørge for at det som blir notert i protokollen er det samme som faktisk skjedde på møtet. Protokollunderskriverne bør notere litt underveis for å kunne kontrollere protokollen på en god måte. 

Vedtektene vil definere hvordan sakene skal behandles. Hvor stor grad vedtektene definerer dette vil variere fra organisasjon til organisasjon. Det vil ofte være behov for å lage et eget dokument som årsmøtet kan bestemme, og som møteleder kan benytte seg av for å få til gode diskusjoner. Et slikt dokument kalles ofte «forretningsorden», og vil være en kombinasjon av møteregler fra vedtektene og møteregler som årsmøtet er enig om. Forretningsorden bør inneholde regler om hvordan man blir med i diskusjonen og hvor lenge hvert innlegg kan vare. Dette er for å sikre at alle kan få være med i debatten og at deltakerne ikke avbryter hverandre. 

I vedtektene vil det stå hvem som kan være til stede på årsmøte, og hva slags rettigheter de har. Dette bør også repeteres i en forretningsorden. En deltaker vil ofte ha en kombinasjon av talerett, forslagsrett og stemmerett. 

  • Talerett: En møtende på årsmøte kan si sin mening under møtet.
  • Forslagsrett: En møtende på årsmøte kan komme med sine forslag til vedtak. 
  • Stemmerett: En møtende på årsmøte kan være med å bestemme hva som skal være vedtaket. 

I sakslisten vil man ofte ha et punkt om årsmøtet skal være åpent eller lukket. Åpent betyr at hvem som helst kan delta på møtet, eller at det er lukket som betyr at kun de med rettigheter kan være til stede. Ved å legge til dette i en forretningsorden vil man spare litt tid i saksbehandlingen. UngOrg sin forretningsorden har følgende ordlyd: Møtet holdes åpent, med mulighet for å lukke møtet dersom årsmøtet finner det hensiktsmessig.

En av de lovpålagte oppgavene til et årsmøte er å velge et nytt styre. Hvor mange medlemmer styret skal ha, og hvor mange som er på valg vil være beskrevet i vedtektene. Valget skal ta utgangspunkt i en innstilling fra en valgkomité. Denne innstillingen skal inneholde én kandidat til hvert verv som er på valg. Hvem som sitter i valgkomitéen er bestemt av det forrige årsmøte. Valgkomitéen har et stort ansvar for å foreslå gode kandidater til det neste styret. 

For å få til et godt personvalg er det viktig at valgkomitéen gjør en grundig jobb og starter tidlig. Det er helt nødvendig for deltakerne på årsmøte de får innstillingen til valgkomitéen på forhånd slik de kan vurdere om man skal finne andre aktuelle kandidater til verv. Dersom årsmøtet har flere kandidater å velge mellom til et verv er det bra for demokratiet. Innstillingen fra valgkomitéen bør sendes ut sammen med sakspapirene. 

Under selve årsmøtet er det viktig at personvalget gjennomføres på en ryddig og forståelig måte. Man må unngå at prosessen hindrer potensielle kandidater til å ville stille i fremtiden. Hold det saklig og sørg for at kandidatene behandles likt uavhengig av hvem som foreslår dem. Med en forberedt møteleder og en godt organisert valgkomité vil det ikke være noe problem å gjennomføre personvalg. 

Valgkomitéen sitt arbeid kan være veldig viktig og har stor betydning for hvordan organisasjonen vil fungere i fremtiden. Dette arbeidet er så viktig at vi har laget en artikkel om hvordan valgkomitéen kan legge opp arbeidet sitt for å gjøre en god jobb.

Helt i starten av møtet bør man velge en møteleder, ofte kalt «ordstyrer». Denne posisjonen er veldig viktig for å sikre at dere får gjort alle vedtakene på en ryddig og korrekt måte. Ordstyreren skal sikre at debatten foregår på en konstruktiv måte, og at man følger de reglene som er satt i vedtektene og forretningsorden.  Dette arbeidet er veldig viktig, og mange organisasjoner velger ordstyrere for årsmøtet ett år i forveien.

Det anbefales at styret (spesielt styreleder) ikke er møteleder for årsmøtet. For å sikre at møteleder er habil i alle saker, og ikke favoriserer styret eller enkelte deltakere kan det være lurt å velge en person ikke har tale- og stemmerett på årsmøtet. Da kan det være aktuelt å hente inn en ekstern person.

Møteleder må holde roen under møte og ha god kjennskap til de prosessene årsmøtet må gjennom. Det er ikke nødvendig å ha kjennskap til organisasjonen, men møteleder må få innføring i organisasjonens møteregler for årsmøtet. Dette skal man enkelt kunne finne i vedtekter og forslag til forretningsorden.

Å være en møteleder for et årsmøte eller et styremøte kan være utfordrende og spennende. Det er møteleders ansvar for at alle deltakere forstår hva som foregår og hvordan de kan bidra i saksbehandlingen. 

SJEKKLISTE FOR GJENNOMFØRING

  1. Les vedtektene og sett en dato for årsmøtet.
  2. Sett opp en tidsplan ut ifra de fristene som er definert i vedtektene.
  3. Sørg for lokale og bevertning.
  4. Send ut kunngjøring/innkalling innen fristen med praktisk informasjon om når og hvor årsmøtet blir avholdt, hvem og hvor mange som kan delta, og hvordan man kan sende inn saker til årsmøtet.
  5. Skaff møteleder (ofte kalt ordstyrer).
  6. Sørg for at dere får ferdig alle sakene i god tid. Alle saker med unntak av valgkomiteens innstilling skal behandles i styret først, før de sendes til årsmøtet.
  7. Alle delegater skal få sakspapirene i god tid i forveien av årsmøtet. Denne fristen er ofte definert i vedtektene. Aksjeloven sier at årsregnskapet, årsberetning og revisjonsberetning skal til alle medlemmer senest én uke før årsmøtet, men vedtektene deres kan si at dere må gjør dette før.
  8. Planlegg hvem som skal legge frem de ulike sakene for årsmøtet. Det kan være lurt at styret deler på denne oppgaven. Ansatte bør ikke legge frem saker for årsmøtet.
  9. Sjekk at de påmeldte deltakerne har betalt kontingent og eventuelle andre krav for å ha stemmerett.
  10. Start alltid møtet med et opprop for å finne ut hvor mange som er til stede og hvilke rettigheter de ulike personene har.