Møteledelse

Mange organisasjoner og ledere føler at de bruker unødvendig mye tid på møter. Noe av grunnen kan være at man ikke har god nok møtekultur i sin organisasjon. Her vil du som møteleder få åtte tiltak som kan gjøre møtene dine enda bedre – både for deg selv og for de andre møtedeltakerne!

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Før møtestart

Før du sender ut invitasjon til møtet bør du ha tenkt på hva som er målet med møtet. Hva ønsker dere å sitte igjen med etter møtet? Skal dere komme på masse ideer eller skal dere løse en utfordring? Dette bør du ha bestemt på forhånd, og forklare når du kaller inn til møtet. Da kan alle kan stille godt forberedt og det er større sjanse for at dere faktisk klarer å få til målet med møtet. 

En god møtedeltaker vil spørre møteleder hva som er målet med møtet hvis dette ikke er definert på forhånd. Dette skjerper alle, og reduserer risikoen for å kaste bort tid.

Alle deltakerne bør være enige om noen felles regler. Noen av disse kjørereglene bør være avklart på forhånd, som f.eks. lengden på møtet og hvem som skal delta. Noen kjøreregler må du som møteleder skape underveis – som å presisere hvordan en møtedeltaker kan få sagt sin mening under møtet.

Det er viktig å huske at alle har sin oppfatning av hva som er et godt møte, og erfaringen til møtedeltakerne kan variere mye. En god møteleder tar hensyn til alle og skaper gode kjøreregler.

Hvordan møterommet er møblert, og plasseringen av disse, vil påvirke møtekulturen. For noen vil møbler ha mye å si på hvor formelt møtet skal være – før du som møteleder i det hele tatt har begynt å snakke om kjøreregler. Derfor er det viktig at du på forhånd har tenkt gjennom hvordan møterommet skal se ut. Skal dere sitte i en sofa eller på en stol? Skal dere ha bord? 

En sofa kan gjøre at dere blir mer avslappet, og dere blir potensielt mer kreative. Stoler rundt et bord gjør møtet mer formelt, og dere blir potensielt mer saklige. Det viktigste er at møterommet står i stil med hva slags type møte dere skal ha. 

Du som møteleder bør tenke over hvor du skal sitte. Selv om det er positivt at alle kan se og snakke med alle, er det viktigst at du som møteleder gjør det. 

Tips! Er det noen som ikke alltid følger kjørereglene like bra? Be deltakeren sette seg på plassen ved siden av deg som møteleder. Da vil det være lettere å ha kontroll på deltakeren. 

Under møtet

Før dere starter møtet kan det være lurt å sette av litt tid til uformell prat for å skape et godt klima og en god tone. Du bør likevel sørge for at dere starter og avslutter selve møtet på tiden, slik at ingen deltakere må forlate møtet før dere har nådd målet. Det må være en gjensidig forståelse for at tiden som er satt av til møtet er hellig, og at man ikke kan ta utgangspunkt i at møtet kan være kortere eller lengre enn det som ble avtalt. 

Underveis må du sørge for at diskusjonene og innspillene holdes innen for hensikten med møte. Be deltakeren ta opp andre tema på et annet møte eller spare det til slutten av møtet (hvis det er mer tid igjen).

Det er ikke du alene som har ansvar for at møtene blir gode. Alle må bidra og gjøre sin del av jobben. Det innebærer blant annet at deltakeren selv sørger for at den bidrar og følger med. Du som møteleder bør alltid ha kontroll over møtet og gi korrigeringer hvis det er noen som ikke følger med eller som ikke følger agendaen. 

Ved å velge en møteform og en metode som involverer møtedeltakerne, reduserer du risikoen for at noen ikke engasjerer seg. Da skaper du også mer fornøyde deltakere som opplever det som meningsfullt å delta. Det er også du som møteleder som er ansvarlig for at alle forstår hva det snakkes om, og at man holder seg innenfor de kjørereglene som ble satt i forkant. 

Et godt kjennetegn på et vellykket møte er når alle deltakerne har en klar plan for veien videre. Dette er uavhengig av hva som var hensikten med møtet. Sørg for å oppsummere diskusjonene godt underveis. Dette er en fin måte for deg som møteleder å få bekreftelse på at din oppfattelse er den samme som deltakeren sin. Vær tydelig på hvordan møtet skal følges opp, fordel ansvar for eventuelle oppgaver og gi klare frister. 

Hvis du ser behov for det, kan det være lurt å avslutte med å avtale tidspunkt for neste møte. Da har dere muligheten til å bli enige om det er behov for ett nytt møte eller ikke. 

Etter møtet

Kort tid etter møtet er avsluttet bør du som møteleder ha skrevet ferdig møtenotatene, dersom du eller noen andre ikke har fått gjort det underveis. Se tilbake på formålet med møtet; har du fått de svarene du var på jakt etter? Bra! Da har dere forhåpentlig lagt opp til en plan for hvordan konklusjonen fra møtet skal gjennomføres. 

Hvis dere glemmer å skrive ned de viktigste tingene i et møtenotat, kan dere risikere å måtte ha hele møtet på nytt. Hva dere har diskutert og avtalt blir fort glemt hvis du eller noen andre ikke skriver det ned i kort tid etter møtet.

Etter et møte er det lurt å spille på den motivasjonen et møte kan ha gitt dere. Hvis dere har rutine for å sende ut møtenotane til alle, bør du bruke anledningen til igjen takke for møtet og minne om konklusjonene fra møtet. Når du takker for møte er det en gyllen mulighet til å repetere noen av de kjørereglene dere hadde satt.

Det er lurt å få sendt ut disse møtenotatene så fort som mulig, slik at dere kan komme i gang med planer og arbeid. Både møteleder og møtedeltakerne er ansvarlige for å følge opp planene, men det kan være lurt at du som møteleder tar et ekstra initiativ til å følge det opp.

Avtalte dere å ha et nytt møte, kan det være lurt å legge ved detaljene for det. Deretter er det bare til å begynne på nytt igjen, og definere hva som er målet med det nye møtet.

Eksempel på metoder for å skape engasjement:

Ta runder rundt bordet der alle skal si noe. Dette kan varieres i det uendelige. Et godt tips kan være å ha som hovedregel at alle skal si noe nytt, så man ikke ender opp med at alle sier “Jeg synes det samme som hun før meg”.

Del gruppen opp i mindre grupper og start diskusjonen der. Målet kan være at hver gruppe skal komme frem til et gitt antall argumenter eller ideer, som så presenteres i plenum.

Lag et felles tankekart for å sortere ideene og meningene deres. Bruk det som utgangspunkt for diskusjonen dere har videre om saken.

Skriv opp ulike forslag eller alternativ, og gi alle deltakerne rekvisitter de kan bruke for å stemme med. Man kan f.eks. bruke Legoklosser eller klistremerker for å vise hvilke alternativer man er for.