Skap godt samhold

Når mange forteller hvorfor de ble engasjert i en frivillig organisasjon var det gjerne fordi ble inkludert i et fellesskap. Men hvordan får man det til?

Det første møtet et medlem deltar på er ofte avgjørende for om man fortsetter å være aktiv eller ikke. Derfor er det viktig å arrangere jevnlige medlemsmøter der nye medlemmer får en innføring i hva organisasjonen jobber med, og at man blir ønsket velkommen.

Dersom en organisasjon er inkluderende, vil flere ønske å bli aktive! I denne saken har vi samlet tips og triks på hvordan man kan bli en mer inkluderende organisasjon.

Tips! Trenger dere å rekruttere flere frivillige? Legg ut en annonse på ungfritid.no

Spør meg!

Agnes Nærland Viljugrein
Organisasjons- og arrangementskonsulent
agnes@ungorg.no
Tlf.: 24 14 98 30

Ha god møtekultur!

Lag møter som er enkle for alle å delta på. Til høyre har vi samla en rekke tips og triks som kan bidra til en god møtekultur i organisasjonen. Kanskje du også kommer på noen egne du har møtt på i organisasjonslivet?

Du kan lese mer om å holde gode medlemsmøter her.

Før et møte er det lurt å gi deltakerne mulighet til å forberede seg. Det kan være å sende ut informasjon i god tid før møtet, følge opp alle som skal delta eller ha forberedende møter i forkant. F.eks. kan man ha innføring i tale- og debatteknikk hvis det skal være et stort diskusjonsmøte, eller man kan ha «Vår organisasjon på 1-2-3» hvis noen er helt nye.

Bruk ordstyrer og talelister, og sørg for at alle som ønsker det får mulighet til å uttale seg. Ha hemmelige avstemninger når det er nødvendig, for eksempel ved personvalg. Sørg for at alle kjenner reglene, og gå gjerne gjennom dem på starten av møtet.

Ved større møter kan man lage en egen forretningsorden som beskriver alle reglene som gjelder i møtet. Forretningsorden beskriver gjerne hvordan voteringer skal gjøres, hvor lang taletiden er, hvem som har stemmerett og lignende.

Sørg for at alle diskusjoner har et klart formål. Ha klart et forslag til vedtak eller spørsmål som skal besvares, slik at det er mulig å styre diskusjonen inn på det som er relevant der og da. Det er lett å spore av en diskusjon med mange avstikkere. Det er ordstyrers jobb å sørge for at alle deltakere diskuterer det som er relevant for saken.

I debatter og diskusjoner kan det være en god idé å ha samtaler i mindre grupper før det aktuelle temaet diskuteres i plenum. Dette kan motvirke at et fåtall av deltakerne dominerer diskusjonen, mens andre ikke tør å ta ordet.

Ingenting kan være mer slitsomt og frustrerende enn evigvarende diskusjoner som trekker ut i det uendelige. Derfor er det viktig å sette strek for debatten før den har sporet for langt ut. Hvis det er enkelte som tegner seg veldig mange ganger kan man sette en grense på 2 innlegg per person.

En god tommelfingerregel er derfor å alltid ha en 5-10 minutters pause hvert 45 minutt. Bruk gjerne stoppeklokke! Det er lett å glemme tida, særlig hvis man er engasjert. Ha gjerne en ”pauseansvarlig”, som får til oppgave å sørge for at man tar pauser når det trengs.

Gi tillit!

Å lykkes med oppgaver skaper mestringsfølelse og selvtillit. Hva hver enkelt av oss er i stand til å mestre, henger tett sammen med hva vi selv tror vi kan klare og ikke. Å gi gradvis tillit og ansvar, i tillegg til at medlemmer får oppgaver som er på deres nivå, gjør at flere frivillige får muligheten til å vokse og lære.

Det er veldig viktig at man ikke gir for store oppgaver til nye medlemmer. Dette kan være overveldende, og gjøre at man ikke ønsker å være aktive lenger. Når vedkommende opplever å lykkes med oppgavene sine, kan han eller hun etter hvert tildeles oppgaver med noe større ansvar. Slik kan man bygge organisasjonen ved at man får dyktige medlemmer som kan yte et positivt bidrag.

Gi ros!

Når et medlem eller en tillitsvalgt gjør noe positivt eller lykkes med noe, er det viktig å gi vedkommende ros for dette. Å gi ros er like effektivt og viktig for helt nye medlemmer som for et styremedlem som har vært med lenge. Alle trenger ros! 

En organisasjon er bygget opp på frivillig innsats. Hvis det blir en kultur der alle kjefter på hverandre og påpeker feil og mangler, mister man lysten til å være med. Gi heller ros og skryt når ting fungerer bra, enn kjeft og surmuling når ting ikke blir gjort. Er det en utfordring med at oppgaver ikke gjøres, finn årsaken bak og prøv å løse dem. 

Tips!
Klapp for alle nye medlemmer som er på talerstolen for første gang eller gjør noe for første gang. Arranger mindre gruppediskusjoner i forkant av en stor debatt.